Un archivo personal es el volumen total de documentos de un empleado, que contiene la información personal necesaria sobre el empleado y datos sobre su antigüedad. El archivo personal se guarda individualmente para cada empleado, en una carpeta separada. Para que el expediente personal del empleado permita sistematizar convenientemente la información sobre el empleado, existen ciertas reglas para su formación.
Instrucciones
Paso 1
Recuerde que un archivo personal se lleva a cabo obligatoriamente solo para empleados de instituciones de servicio público, todos los demás empleadores deciden si llevar a cabo o no asuntos personales a su discreción. Al mismo tiempo, si se tomó la decisión sobre la gestión de los archivos personales de los empleados, la documentación debe elaborarse de acuerdo con las reglas del trabajo de oficina.
Paso 2
El archivo personal de un empleado incluye una cantidad bastante grande de documentación, incluido el perfil del empleado, su biografía, recomendaciones y características, documentos sobre educación, etc. Uno de los atributos indispensables del archivo personal de un empleado es un inventario interno de los documentos del caso.
Paso 3
Haga un inventario interno de documentos: este es el primer documento que se invierte en el caso. Dado que el archivo personal se forma en orden cronológico, el inventario se compila de la misma manera. Por lo tanto, inicialmente se ingresa en el inventario toda la lista de documentos elaborados y recibidos del empleado cuando se contrata. En el futuro, al recibir nueva documentación, archive los documentos en el caso e introdúzcalos en el inventario en orden cronológico.
Paso 4
Al mantener un archivo personal de un empleado, asigne un número de serie a cada documento archivado. Etiquete las páginas con numeración separada. Además, dependiendo de la categoría del documento, asígnele un índice especial.
Paso 5
Al ingresar datos en el inventario interno de documentos de archivo personal, indique información sobre el número de serie e índice de cada documento, el nombre completo del documento y el número de hojas en el caso que este documento ocupe. Numere las hojas en las que se realiza el inventario por separado del conjunto general del caso. Confirme el inventario interno con su propia firma y su transcripción indicando el puesto. El correcto llenado del inventario interno le permite sistematizar los archivos personales de los empleados y hacer que el acceso a la información sobre el empleado sea conveniente y eficiente.
