Un archivo personal es un conjunto de documentos que contienen información sobre un empleado desde el momento de la firma de la orden de contratación hasta la fecha de emisión de la orden de despido. En nuestro país, es obligatorio el mantenimiento de archivos personales solo para servidores públicos. Sin embargo, la mayoría de las empresas y organizaciones prefieren organizar y registrar los datos de los empleados.
Instrucciones
Paso 1
El archivo personal, por regla general, contiene la siguiente información sobre el empleado: una hoja de registro personal, copias de documentos educativos, una copia de la orden y la solicitud de empleo, un contrato de trabajo, enmiendas y adiciones, documentos de certificación y formación avanzada, así como otros documentos necesarios para el servicio de personal (copia de acta de matrimonio, acta de nacimiento, pasaporte, cédula militar, etc.).
Paso 2
El archivo personal de cada empleado se redacta en una carpeta separada con una cubierta de cartón: una carpeta. Contiene los requisitos: apellido, nombre, patronímico del empleado, fecha de apertura del caso. Después de que el empleado es despedido, el archivo personal se cierra. Los documentos deben enviarse al archivo sin falta.
Paso 3
Los archivos personales cerrados están numerados, se elabora un inventario interno de los documentos del caso. Los documentos de la carpeta se recopilan en orden cronológico, desde el momento en que llega el empleado hasta la fecha de despido. Se elabora un inventario interno en el mismo orden. La numeración de las hojas del inventario es independiente de la numeración de los documentos del archivo personal.
Paso 4
Los archivos personales de los empleados se entregan solo al gerente u otras personas por orden del gerente, así como al propio empleado. La información almacenada en un archivo personal es confidencial, lo que significa que no se puede revelar a extraños. Está prohibido realizar cambios en los documentos anteriores del archivo personal, así como extraerlos.
Paso 5
El departamento de recursos humanos solo mantiene registros de los empleados actuales. Los documentos de los empleados despedidos se transfieren al archivo. Allí se almacenan durante 75 años, y los archivos personales de gerentes, gerentes, así como personas con premios y títulos, son indefinidos.
