Los archivos personales de todos los empleados jubilados y jubilados deben enviarse al archivo para su almacenamiento (artículo 17 de la Ley Federal No. 125-F3). Un empleado del departamento de personal está obligado a preparar carpetas con documentos y transferirlos a un empleado autorizado del archivo de mano en mano.
Necesario
- - carpetas;
- - aglutinante;
- - lápiz;
- - inventario;
- - transferir inventario.
Instrucciones
Paso 1
Antes de enviar archivos personales al archivo, prepare cuidadosamente todos los documentos disponibles que quedaron en el departamento de personal después del despido de los empleados. La legislación establece ciertos plazos dentro de los cuales es necesario tener tiempo para transferir los archivos personales de los empleados para su almacenamiento. No deben exceder los 12 meses posteriores al despido.
Paso 2
Organice cada archivo personal en orden cronológico inverso. Si durante el empleo la primera página fue una solicitud escrita por un empleado para un trabajo, en los documentos de archivo la primera página será una carta de renuncia.
Paso 3
Todas las hojas dobladas en el orden correcto, archivadas con una carpeta, numeradas en orden. Haga un inventario en una hoja aparte. Ingrese todas las páginas encuadernadas de su archivo personal bajo el número de serie.
Paso 4
Adjunte el inventario en la parte superior de todas las páginas. Si está llenando un archivo personal para cada empleado por separado, colóquelo en una carpeta de cartón, en letras mayúsculas escriba la primera letra del apellido del empleado y el año de despido.
Paso 5
Al transferir casos al archivo, está permitido colocar varios casos de empleados jubilados en una carpeta, pero el número de hojas no debe exceder las 250. En una carpeta, coloque los casos de empleados jubilados en un año, cuyos nombres comienzan con la misma letra. Dicho registro de archivos personales se usa con mayor frecuencia en grandes empresas, donde pasa un gran flujo de personal durante un año.
Paso 6
Para todos los casos preparados, elabore una hoja de transferencia, que tiene una forma unificada. En la columna No. 1 anote el número de serie de cada caso, en la columna No. 2 - el índice de cada caso según la nomenclatura, No. 3 - el nombre de los títulos de los casos, No. 4 - fechas, No. 5 - el número de hojas transferidas para cada caso por separado, No. 6 - períodos de almacenamiento, # 7 - adiciones o notas existentes.
