Para mantener los datos personales de los empleados, algunos empleadores utilizan los llamados archivos personales. Según el artículo 85 del Código de Trabajo, los trabajadores de personal deben recibir, almacenar y combinar información sobre cada empleado. Para ello, es recomendable utilizar dichos archivos personales. ¿Cuál es el orden de su registro?
Instrucciones
Paso 1
Primero, conviene aclarar que la gestión de archivos personales no es un documento obligatorio para las organizaciones, pero si decides utilizarlo, tendrás que guiarte por las normas de trabajo de oficina.
Paso 2
Cuando se contrata a un empleado, el gerente emite una orden (instrucción) en el formulario No. T-1. Sobre la base de este documento, genere una tarjeta personal para un nuevo empleado (formulario No. T-2).
Paso 3
Para completar este formulario, necesitará los siguientes documentos: pasaporte, libro de trabajo, certificado de registro (TIN), certificado de seguro, identificación militar (si corresponde), certificado o diploma y otros documentos, por ejemplo, para un conductor: un licencia de conducir, para cocineros - un libro de medicina, etc.
Paso 4
Tome copias de todos los documentos anteriores y archívelos en un archivo personal en orden cronológico. Este archivo se almacena en el departamento de personal o en el departamento de contabilidad, los cambios los realizan únicamente las personas responsables. Pero tenga en cuenta que el libro de trabajo no está incluido en el archivo personal, debe guardarse por separado en una caja fuerte o bajo llave. Las personas responsables de la seguridad de estos documentos se designan mediante una orden separada.
Paso 5
Enumere todos los documentos en el inventario, realice cambios en la columna especial "Archivos adjuntos". También contiene los números de serie de los documentos, el número de hojas de cada uno de ellos y la fecha de recepción.
Paso 6
Algunos de los documentos del archivo personal son un cuestionario, una autobiografía, explicaciones escritas y declaraciones. Recuerde que el archivo no se transfiere al propio empleado e incluso si es necesario, el empleado puede ver el archivo personal solo en presencia de la persona a cargo.
Paso 7
Una vez formado el caso, complete la portada. Para hacer esto, en el centro en el medio, escriba el número de serie de este archivo, el nombre de la organización, el puesto del empleado, así como su nombre completo.
