El trabajo de cualquier empresa es imposible sin empleados. Como regla general, para simplificar la contabilidad de los movimientos de personal, algunos empleadores utilizan los llamados archivos personales en el curso de sus actividades comerciales. En general, el concepto de "archivo personal" significa una especie de archivo que contiene todos los datos personales sobre un empleado que trabaja. El uso de un sistema de contabilidad de este tipo no es necesario para las personas jurídicas, pero para las instituciones estatales, los archivos personales son un elemento obligatorio.
Instrucciones
Paso 1
Como regla general, al solicitar un trabajo, un empleado escribe una solicitud de empleo. Usted, al aceptar aceptarlo para el puesto, redacta una orden (orden) de aceptación. A continuación, haga copias de todos los documentos, por ejemplo, de un pasaporte, de un certificado de matrimonio, etc.
Paso 2
En este punto, cree un archivo personal. Tenga en cuenta que se deben crear carpetas separadas para cada empleado. Haga copias de todos los pedidos, como un pedido de trabajo. También necesitará copias del libro de trabajo, documento educativo, es decir, todas las copias de los documentos que tiene disponibles para el empleado.
Paso 3
Una vez realizadas todas las copias, archívelas. Tenga en cuenta que este caso aumentará a medida que trabaje. Es decir, si se emiten órdenes contra este empleado, por ejemplo, una orden para un ascenso, una orden para nombrar a una persona responsable, una orden para otorgar licencia, etc., entonces deberá hacer copias de ellas y presentarlas a su archivo personal en orden cronológico … Esto se aplica a todos los documentos de RR. HH. en relación con el empleado.
Paso 4
Haga un inventario interno para que pueda familiarizarse fácilmente con el contenido del estuche. También se completa en orden cronológico. Todos los documentos del inventario deben tener un número de serie, fecha de recopilación, título, número de hojas y, posiblemente, algún tipo de nota.
Paso 5
Los archivos personales de los empleados deben estar a cargo de una persona responsable designada por orden del director. Las correcciones están permitidas solo por la mano de esta persona a cargo, y la información solo se puede ver en presencia de esta persona.
Paso 6
Al despedir a un empleado, cierre su expediente personal, es decir, resuma, numere las hojas, anote el número total de páginas, cosa todo y envíelo al archivo de la organización, mientras completa la lista de entrega.
