En los servicios de personal de organizaciones, empresas, se almacena una gran cantidad de documentos: órdenes de contratación, otorgamiento de vacaciones, transferencias, premios, pagos en efectivo adicionales, despidos y otros. La importancia de preservar dichos documentos se debe a la necesidad de mantener registros de los documentos de cada empleado específico. La tarea de formar de forma correcta y rápida los documentos en el caso se encomienda a los oficiales de personal.
Instrucciones
Paso 1
La formación de casos es la colocación de documentos ejecutados en casos. Agrupe los documentos en casos para cada año calendario, excepto en los casos que se formaron inicialmente y no están dentro de un año calendario. Dichos casos incluyen: archivos personales de estudiantes, empleados, trabajadores, casos forenses, casos de pensiones, historial médico, así como otros documentos contables.
Paso 2
La formación final de los expedientes personales de estudiantes, estudiantes, posgrados debe realizarse al egreso de una institución educativa o estudio de posgrado; trabajadores y empleados - tras su despido; historial médico - después de proporcionar el alta del paciente; casos judiciales: inmediatamente después de la finalización del juicio y la emisión de la decisión; casos de pensión - después de que se hayan terminado los pagos de pensión.
Paso 3
Al prepararse para el almacenamiento de archivos, combine los archivos personales de los empleados que fueron despedidos en archivos personales, si el número de hojas no supera las doscientas cincuenta. Lo mismo se aplica a las personas que se han graduado de una institución educativa. También puede crear un archivo personal individual como una unidad de almacenamiento separada. Esta regla se aplica a los archivos personales de almacenamiento permanente.
Paso 4
Al crear archivos personales, tenga en cuenta los diferentes períodos de retención. Con respecto a los casos de vida útil a largo plazo y permanente, formarlos por separado e incluirlos también en diferentes inventarios.
Paso 5
Agrupar los pedidos del personal en estuches según los plazos de retención establecidos. Dentro de cada archivo personal, los documentos se ingresan en orden cronológico, es decir, desde el inicio hasta el final del año, así como por la fecha de su aprobación, compilación, registro.
Paso 6
Los casos que se forman a partir de cuentas personales, tarjetas personales, libros de trabajo, así como conjuntos de archivos personales, se sistematizan estrictamente en orden alfabético. Cuando utilice un diseño de este tipo, realice una aclaración adicional indicando las tres primeras letras en los nombres de las personas sobre las que se abrió un archivo personal.
