La etiqueta comercial implica la correcta preparación de la correspondencia escrita. Y si las plantillas y los encabezados de las cartas comerciales se redactan de manera bastante estándar, no se presta suficiente atención a las firmas en la correspondencia. Para que el destinatario pueda descifrar correctamente su mensaje, la carta comercial tiene fuerza legal, es necesario presentar correcta y correctamente al funcionario al final de la carta comercial.
Instrucciones
Paso 1
Las cartas oficiales deben imprimirse en un formulario especial que cumpla con el estándar. En la parte superior de la hoja de papel debe haber elementos permanentes: el membrete (nombre completo y abreviado de la empresa remitente, su dirección postal y legal, número de teléfono y fax, sitio web), luego sigue el texto principal, debajo - el firma del responsable.
Paso 2
El campo de la firma se encuentra en la esquina inferior izquierda directamente debajo del texto de la carta comercial. Antes de la línea para la firma, indique el título del cargo de la persona que firma la carta y la transcripción del nombre completo. Debido a que las cartas comerciales siempre se redactan con el membrete de las instituciones, no indique el nombre de la propia organización en la firma. Por ejemplo: Director General de la empresa de TV y radio, firma … A. P. Sidorov.
Paso 3
A veces se requiere poner dos o más firmas debajo de cartas comerciales si se requiere para confirmar la validez de la primera firma o en documentos especialmente importantes (las cartas sobre cuestiones financieras y crediticias también deben estar certificadas por la firma del contador jefe de la empresa). Coloque las firmas estrictamente una debajo de la otra en la secuencia que corresponda a la antigüedad del puesto - de mayor a menor, por ejemplo: Director del Departamento, firma … P. V. Troparion
Contador jefe, firma … TS Sobanko.
Paso 4
Si la carta debe estar firmada por varias personas que ocupen cargos iguales o iguales, coloque sus firmas en el mismo nivel, por ejemplo: Jefe del Departamento de Finanzas, firma… P. O. Ivanov, Jefe de Recursos Humanos, firma … K. O. Petrov.
Paso 5
Si al momento de firmar la carta comercial no existe ningún funcionario para cuya firma se haya preparado el lugar en el borrador del formulario, el documento tiene derecho a ser firmado por la persona que actúa como su suplente. Indique el cargo actual de la persona cuya firma estará en la carta ("en funciones" o "suplente") y su apellido. No puede firmar cartas comerciales con la preposición "para" o una barra inclinada delante de la posición.
Paso 6
Todas las copias de cartas comerciales, tanto enviadas como restantes para archivar en los archivos de las organizaciones, deben tener las firmas originales de estos funcionarios. La firma original en el documento (y una carta comercial es un documento legal) es la forma principal de certificarlo. Si no hay una sola firma en una carta oficial, no tiene fuerza legal.
