A menudo, la comunicación comercial entre empresas asociadas comienza con una carta comercial de una de ellas dirigida al jefe de la otra. Tal llamamiento, incluso enviado por correo electrónico, puede depender del futuro de la cooperación. Por eso, es importante escribir la carta correcta al director para que le llame la atención y quiera responder.
Instrucciones
Paso 1
Llame a la empresa con la que va a contactar. Preséntese a la secretaria y pida aclarar el apellido, nombre y patronímico del gerente, así como el título correcto de su puesto. Si no dispone de datos precisos, averigüe al mismo tiempo el nombre completo de la empresa, dirección o casilla de correo electrónico.
Paso 2
Escriba una carta regular de acuerdo con GOST R 6.30-2003 y use el membrete de su empresa y las hojas estándar de papel blanco para esto. La primera vez es mejor, por supuesto, contactar al director de la empresa con una carta regular, y no por correo electrónico, donde existe la posibilidad de que su mensaje termine en la carpeta "Spam" y no llegue el destinatario.
Paso 3
Asegúrese de comenzar el texto de la carta con la dirección "Estimado señor (o señora)" e indique el nombre completo y patronímico del director. No se permiten abreviaturas en circulación: escriba el nombre del puesto y todas las insignias del jefe, si las hay, en su totalidad.
Paso 4
En la línea de asunto de su correo electrónico o en el campo dedicado en el membrete de su empresa, escriba el asunto de su mensaje. Debe reflejar la esencia de su mensaje y ser lo suficientemente llamativo y atractivo para la persona que va a ver la carta. Para el destinatario de una gran cantidad de correspondencia, y el director es precisamente esa persona, el título o asunto del mensaje simplifica enormemente el procesamiento y la clasificación. Por el título de su carta, pueden recordarla más tarde y encontrarla rápidamente.
Paso 5
Empiece el cuerpo principal de la carta con una introducción complementaria. Esto mostrará que su elección del destinatario no es en absoluto accidental y que sabe claramente a quién le está escribiendo y qué está haciendo la empresa. Elogie a esta empresa como un socio sólido y confiable, exprese la esperanza de que tenga relaciones a largo plazo, útiles y beneficiosas para ambas empresas.
Paso 6
Exprese la esencia de la carta brevemente, apele con números y enlaces específicos. Recuerde que cuanto menor sea el volumen, más probable será que la carta se lea hasta el final. Evite palabras innecesarias, frases comunes, adjetivos innecesarios y palabras parasitarias. No utilice expresiones categóricas o palabras o frases que puedan percibirse como directivas.
