Al recibir mensajes de un socio comercial, muchos intentan responder a la solicitud recibida lo más rápido posible, para no hacer esperar al socio. Y esto es correcto: en este caso, el tiempo a menudo importa, lo cual es difícil de sobrestimar. Pero sin pensar demasiado en la forma de la respuesta, pocas personas piensan que hacer esto puede asestar un golpe a la reputación de la empresa.
Instrucciones
Paso 1
Para empezar, estudie detenidamente las preguntas que se establecen en la carta de la contraparte. Prepare una respuesta corta para cada elemento, si hay más de uno. Ahora proceda con el diseño de la carta de respuesta a la solicitud. Para ello, lleve el membrete de la empresa, con el logotipo y los datos de la empresa impresos. Si esto no existe, escriba el encabezado de la carta, indicando la información necesaria en ella, manualmente. Colocar detalles en una carta es muy valioso para su socio comercial. Ofreciéndolos en cada mensaje, le ahorra la necesidad de buscarlos en una pila de papeles o archivos de computadora cada vez, así como de la necesidad de realizar una solicitud separada de detalles si quiere redactar un nuevo contrato. o pagar una factura.
Paso 2
En la esquina superior derecha, escriba los datos del destinatario de la carta. Aquí indique el nombre de la organización, el cargo del autor de la solicitud y su nombre completo. Por el contrario, en la esquina izquierda, seleccione las líneas para el número de salida, que se asignará al documento en el momento del registro, y la fecha. En este caso, no se escribe el nombre del documento. Empiece inmediatamente dirigiéndose por nombre y patronímico, después de la palabra "Estimado". En la parte sustantiva de la carta, las primeras palabras serán "En respuesta a su carta, le informamos" (solicitud, demanda, etc.). A continuación, anote todas las respuestas preparadas punto por punto, siguiendo la numeración secuencial que estaba en la letra original.
Paso 3
En la parte final, exprese su solicitud, deseo o requisitos, recordando adherirse a un tono respetuoso, estilo de redacción comercial y ser letrado. Termine la carta con las palabras "Atentamente" y diga su nombre y cargo. Además, escriba aquí su número de teléfono de comunicación y correo electrónico, si desea recibir una carta de respuesta o comentarios sobre lo dicho en la carta.
