Los funcionarios responsables de redactar los contratos deben prestar atención a los detalles del uso de firmas por fax. Ignorar los requisitos de la ley en esta área puede muy bien generar costos legales y grandes pérdidas financieras.
¿Qué es una firma facsímil?
Un facsímil es un sello que reproduce fielmente la firma manuscrita de una persona. Suele servir para certificar la autoridad de un funcionario. Tal reproducción artificial de una firma está reconocida por la legislación civil de Rusia como un análogo completo de una firma manuscrita. Sin embargo, el significado exacto del término "facsímil" no se detalla en la legislación.
Una firma de facsímil bien puede usarse para la ejecución de documentos individuales, junto con una firma manuscrita. En algunos casos, el uso de facsímiles está expresamente prescrito por la ley. Pero el número de situaciones de este tipo es pequeño. Por tanto, en la práctica, a menudo surge la pregunta: ¿cuándo se permite el uso de este tipo de firma certificante y en qué casos es mejor abstenerse de utilizar facsímiles?
Fuerza legal de una firma facsímil
Como regla general, un funcionario tiene derecho a utilizar una firma facsímil si está prevista directamente por la ley o por un acuerdo separado de las partes de la transacción. Pero si hablamos de registro de documentos fiscales o contables, se requieren firmas “vivas” de personas autorizadas.
He aquí un ejemplo. La legislación fiscal rusa no prevé el uso de facturas selladas con una firma de fax. Esto se considera una violación del procedimiento establecido para procesar dichos documentos. Una factura firmada por fax no puede ser la base para aceptar montos de impuestos para la deducción.
Las transacciones civiles son un asunto diferente. Al hacerlos, puede utilizar uno de los tipos de copias de firma. Pero esto debe ser provisto por ley o escrito en el acuerdo de las partes.
No se especifica el procedimiento mismo para el uso de facsímiles en la legislación. Por este motivo, el acuerdo elaborado por las partes es la base sobre la que se llega a un acuerdo sobre el derecho a utilizar una firma facsímil al concluir un acuerdo.
Se puede redactar un acuerdo sobre el procedimiento para utilizar una copia de una firma en un documento separado. También se permite incluir tal condición en el texto del documento contractual principal. Para que una firma facsímil sea jurídicamente vinculante, es necesario enumerar los documentos que las partes consideran posible firmar mediante fax. El tribunal aceptará los contratos certificados de esta manera como prueba escrita.
Una variante es posible cuando la posibilidad de utilizar facsímiles no se detalla en el acuerdo principal, pero la empresa ha redactado un acuerdo adicional a este documento y lo ha certificado con una copia de la firma. El tribunal bien puede pronunciarse sobre el incumplimiento en este caso de la forma escrita del acuerdo complementario. No se considerará prisionero.
