Cada empresa concluye contratos (mano de obra, suministro, compra de bienes). Por regla general, se almacenan en archivos. Para la conveniencia de utilizar estos documentos, así como para eliminar el motivo de su pérdida, se registran. Se crea un diario especial, en el que se registran los detalles de los contratos, acuerdos adicionales a ellos y también se establece la cronología de su movimiento.
Es necesario
- - diario de contabilidad de contratos en papel;
- - producto de software para la contabilidad de contratos;
- - documentos de la empresa.
Instrucciones
Paso 1
No existe un formulario unificado para el documento sobre la contabilidad de contratos. Pero puede desarrollarlo usted mismo o comprar un producto de software especial diseñado para almacenar información sobre contratos. Pero la primera opción es gratuita, deténgase allí si no necesita costos adicionales.
Paso 2
Escriba el nombre del documento en la portada del diario de contabilidad del contrato. Introduzca el nombre de su empresa. Si la empresa es lo suficientemente grande, es recomendable tener un cargador separado para cada unidad estructural. En este caso, escriba el nombre del departamento. Ingrese la fecha en que se archivó el documento, los datos personales, el cargo del responsable de llevar el diario. Como regla general, este es un oficial de personal que redacta contratos con el personal, un empleado del departamento legal que se dedica a mantener los contratos con las contrapartes.
Paso 3
Escriba el nombre del documento en la portada del diario de contabilidad del contrato. Introduzca el nombre de su empresa. Si la empresa es lo suficientemente grande, es recomendable tener un cargador separado para cada unidad estructural. En este caso, escriba el nombre del departamento. Ingrese la fecha en que se archivó el documento, datos personales, cargo del responsable de llevar el diario. Como regla general, este es un oficial de personal que redacta contratos con el personal, un empleado del departamento legal que se dedica a mantener los contratos con las contrapartes.
Paso 4
Haz ocho gráficos usando una hoja de cálculo. Imprimir en papel. En la primera columna del diario, ingrese el número de serie del contrato, en la segunda, el número del documento asignado al final. En la tercera y cuarta columnas del diario de contabilidad del contrato, escriba la fecha de inicio y la fecha de vencimiento del documento. En la quinta columna, indique el objeto del contrato. Por ejemplo, para el suministro de componentes.
Paso 5
En la sexta columna, ingrese el nombre de la contraparte (proveedor, comprador), empleado (cuando se tienen en cuenta los contratos de trabajo con el personal). En la séptima columna del diario, escriba en qué carpeta se encuentra el contrato (por regla general, a las carpetas se les asigna un número en los archivos), indique la ubicación de la carpeta. En la octava columna, colocar la firma del responsable del almacenamiento de documentos (indicando su apellido, iniciales). Al cambiar a un empleado, redacte un acto de transferencia de contratos, un diario para su contabilidad.
Paso 6
Si le resulta inconveniente realizar un seguimiento de los contratos manualmente, solicite el desarrollo de un producto de software o compre un programa ya hecho. Puede costar algo de dinero, pero en formato electrónico una revista de este tipo tiene algunas ventajas. Por ejemplo, al registrar un contrato, puede especificar la ruta a un documento en una computadora.
