En el curso de sus actividades de producción, cualquier empresa crea muchos documentos que deben almacenarse durante algún tiempo y, a veces, durante bastante tiempo. Para ello es necesaria la organización del archivo.
Instrucciones
Paso 1
Cree las condiciones necesarias para almacenar documentos en el archivo. En primer lugar, la habitación debe protegerse de la influencia directa de la luz solar, el nivel de humedad del aire no debe exceder el nivel permitido y el acceso a personas no autorizadas también debe estar cerrado.
Paso 2
Tenga en cuenta que de acuerdo con los requisitos para las instalaciones del archivo, su ubicación no está permitida en edificios de madera, edificios en ruinas, edificios con cimientos húmedos, áticos o sótanos. Al mismo tiempo, el local destinado a almacenar diversos documentos de archivo en el edificio adaptado debe aislarse del resto de locales que se ubican en este edificio. Además, no está permitido colocar el archivo en las instalaciones del edificio, que están ocupadas por servicios de restauración pública, organizaciones que almacenan sustancias químicas o peligrosas contra incendios, almacenes de alimentos.
Paso 3
Ubique el archivo de la organización en un edificio adaptado o construido especialmente para almacenar registros. La habitación debe retirarse de los objetos peligrosos de acuerdo con la seguridad contra incendios. Estos, por ejemplo, incluyen aparcamientos, gasolineras, garajes. Además, no debe haber objetos que contaminen el aire cerca de las instalaciones del archivo de la empresa.
Paso 4
Al elegir una sala adecuada para organizar un archivo, tenga en cuenta que se requieren varias salas separadas para el funcionamiento normal del archivo: almacenamiento de archivos; espacio para recibir documentos; locales para el uso de documentos almacenados; sala de trabajo para empleados de archivo.
Paso 5
Mueva el almacenamiento de archivos lejos del laboratorio, hogar e instalaciones industriales. Al mismo tiempo, preste atención a que no tiene conductos de ventilación comunes con ellos y está separado de las habitaciones vecinas mediante paredes y techos resistentes al fuego con un límite de resistencia al fuego de al menos dos horas. Además, en la sala de archivos, se excluye el tendido de tuberías de suministro de agua y alcantarillado.
Paso 6
Redactar para la organización del almacenamiento "Reglamento sobre el almacenamiento de documentos" y aprobarlo con el titular. Además, por orden del titular, se debe designar a una persona que será responsable del archivo. Además, se está creando una comisión especial de expertos, que periódicamente realizará un examen de los documentos para verificar el cumplimiento de sus períodos de almacenamiento.
