El trabajo de oficina correctamente organizado es uno de los componentes del trabajo exitoso de cualquier empresa (incluso pequeña). De hecho, la primera impresión de los socios comerciales depende de cómo se redacten los documentos principales (pedidos, instrucciones, cartas, etc.). También es importante la rapidez con la que pasan los flujos de documentación entrante, saliente e interna.
Instrucciones
Paso 1
Un empleado específico debe ser responsable del flujo de trabajo en la empresa. Si la empresa no es muy grande, es una secretaria, una subsecretaria. Si la organización incluye más de una subdivisión (especialmente si tienen diferentes ubicaciones territoriales), se organiza un servicio de institución educativa preescolar (soporte de documentación de la gestión).
Son ellos quienes desarrollan las instrucciones de la empresa para el trabajo de oficina, las revisan y realizan cambios. Al preparar el documento, puede tomar como base las "Reglas de trabajo de oficina en los órganos ejecutivos federales".
Paso 2
Esta es una etapa importante y crucial, porque después de la aprobación de las instrucciones para el trabajo de oficina, los documentos en la empresa deben corresponder a un cierto estilo:
- ubicación de detalles (longitudinales, angulares);
- fuente corporativa;
- formato (tamaño del papel, sangrías).
Además de los formularios de muestra de la empresa, las instrucciones deben reflejar cuestiones tales como la organización del registro de documentos entrantes / salientes; organización del control sobre la ejecución de documentos y decisiones tomadas; preparación y transferencia de documentos al archivo, etc.
Paso 3
La formación de carpetas en las que se archivan documentos de un determinado tema debe llevarse a cabo de acuerdo con la nomenclatura de casos. Es desarrollado por el responsable de mantenimiento de registros, en base a la "Lista de documentos de gestión estándar generados en las actividades de la organización, indicando el tiempo de almacenamiento".
Paso 4
Debido al hecho de que el trabajo sobre el desarrollo de la nomenclatura de casos es voluminoso, requiere un conocimiento amplio, es más correcto organizar el trabajo con la participación de representantes de servicios y departamentos individuales. Elaboran listas de casos (indicando también los períodos de almacenamiento), que se forman en el servicio o departamento, y la institución de educación preescolar realiza una nomenclatura resumida de casos para la empresa.
Paso 5
Para facilitar el trabajo con documentos, un número cada vez mayor de empresas utilizan un sistema de gestión de documentos electrónicos (EDMS). Es posible elegir un EDMS que funcione de manera eficiente para cualquier empresa (con un número de empleados de 7 o 2000). Los más eficientes en términos de relación precio / calidad en la actualidad son sistemas como "Delo", "EVFRAT-Document Management".
Pero incluso si su empresa aún no puede comprar un EDMS, los programas estándar de Microsoft Office acudirán al rescate. Utilizando los medios habituales de Word, Excel, PowerPoint, es muy posible organizar el diseño de documentos de acuerdo con los requisitos de la identidad corporativa, configurar el flujo de documentos electrónicos.
