El mantenimiento de documentación especial es una parte integral del departamento de personal de una empresa. Al mismo tiempo, un archivo personal es obligatorio para cada empleado. En el futuro, los archivos personales se archivarán en carpetas especiales.
Necesario
- - documentos personales del empleado;
- - lista de documentos;
- - una carpeta para un archivo personal.
Instrucciones
Paso 1
Comience a registrar un archivo personal para un empleado inmediatamente después de ser contratado. No existe un formulario unificado para presentar un caso, por lo que puede desarrollarlo usted mismo. Cree copias del pasaporte del empleado, el certificado de seguro de jubilación, el certificado TIN y otros documentos personales, si es necesario, como un certificado médico y una licencia de conducir.
Paso 2
Diseña una portada para tu archivo personal. Indique el nombre de su organización de acuerdo con los documentos constitutivos, ponga el número de serie del caso y la fecha de su preparación. También puede escribir la duración del contrato de trabajo con el empleado. Deje espacio para notas sobre despido, traslado, etc. En el centro de la portada, coloque el apellido, nombre y patronímico completo del empleado, su cargo.
Paso 3
La primera página del archivo personal debe contener un inventario de los documentos disponibles del empleado. Es mejor compilar el inventario en formato electrónico. Asegúrese de incluir el nombre del empleado autorizado y la fecha del inventario. La información sobre los documentos disponibles se puede colocar en forma de tabla, anotando el número de cada uno de ellos y tomando las notas necesarias. En la parte inferior del inventario debe haber las firmas del compilador y del empleado para quien se está compilando el archivo personal. Adjunte copias de los documentos existentes después de la lista. A esto le siguen todos los documentos relacionados con el flujo de trabajo, por ejemplo, una orden de vacaciones, acuerdos sobre cambios en el contrato de trabajo, etc.
Paso 4
Archiva tu archivo personal en la carpeta de archivo. Estos documentos deben ser conservados por un especialista en personal o un director de la empresa con acceso limitado a los datos. Los empleados pueden recibir cualquiera de los documentos en un archivo personal por acuerdo con el gerente y bajo un recibo personal. Cuando un empleado es despedido o transferido, el archivo personal se transfiere a un archivo especial sobre ex empleados de la empresa.
