Es costumbre convocar a una conferencia como una reunión ampliada en la que participan representantes de varias organizaciones. Las conferencias pueden ser departamentales, sectoriales, regionales, interregionales, internacionales. Discuten una variedad de problemas, pero relacionados temáticamente. En algunos casos, es la decisión de la conferencia la que determina la estrategia de desarrollo de la organización. Cualquier persona educada puede realizar un evento de este tipo, pero se deben tener en cuenta algunas consideraciones.
Necesario
- - lista de participantes;
- - un resumen de los discursos;
- - materiales visuales;
- - medios técnicos.
Instrucciones
Paso 1
Haz una lista de participantes. Por lo general, los ponentes son notificados con anticipación sobre la próxima conferencia, deben confirmar su acuerdo e informar el tema de los informes. En ocasiones las condiciones exigen la aportación de los textos de los informes o, al menos, un resumen. Mira los materiales.
Paso 2
Decide las reglas. Depende de la duración de la conferencia, del número de ponentes, así como de las formas de trabajo. ¿Se prevén sólo sesiones plenarias o parte del trabajo se desarrollará por secciones? En la segunda opción, se puede asignar más tiempo para los informes.
Paso 3
Asegúrese de reservar tiempo para presentaciones conjuntas y responder preguntas. Decidir sobre la forma de las preguntas. Los participantes pueden preguntarles oralmente, inmediatamente después de la presentación. Entonces deberías encargarte de micrófonos adicionales. Las preguntas también se pueden enviar por escrito, luego debe pensar en el lugar donde los oyentes colocarán las notas. Puede preparar algunas de las preguntas con anticipación.
Paso 4
Haz una agenda. El orden de los discursos puede ser diferente, depende del tema, pero en cualquier caso, es mejor discutir los temas generales al comienzo de la conferencia y luego pasar a los detalles. Después de cada hora y media o dos horas de trabajo, brinde un breve descanso (es una buena idea organizar un descanso para el café) y, en el medio, un descanso largo, durante el cual los participantes pueden relajarse y almorzar. Si la conferencia es corta (por ejemplo, reelección), no son necesarios descansos largos.
Paso 5
Verificar el estado de los medios técnicos. Verifique su computadora y reproductor de video. Pregunte a los presentadores qué equipo necesitan y qué programas deberían estar allí. Pida a los presentadores que proporcionen imágenes antes de la conferencia. Es muy bueno si la persona que trabaja con la computadora tiene una lista de cuándo dar qué presentación. Antes de la conferencia, verifique si han llegado todos los ponentes, si hay algún cambio en el tema.
Paso 6
Piense en sus comentarios de apertura. Es necesario decir unas palabras de bienvenida a los participantes, explicar a qué evento se dedica la conferencia, el procedimiento, las reglas. Antes del inicio de la conferencia de informes y elecciones, ceda la palabra al presidente de la comisión de escrutinio, quien deberá decir cuántos delegados se suponía y cuántos están presentes. Si faltan algunos, sugiera comenzar el evento. A veces es apropiado en este momento cantar el himno de un estado u organización internacional. Ofrezca elegir presidente, secretario, comisión de escrutinio y editorial. En muchos casos, las listas se pueden preparar con anticipación. Además, el evento puede ser dirigido por el presidente, quien anuncia el borrador del orden del día (es mejor escribirlo a máquina e imprimirlo antes del inicio). Primero, se adopta el borrador, luego se le hacen cambios y adiciones, luego de lo cual se aprueba la agenda en su totalidad.
Paso 7
Durante la conferencia, el presentador, independientemente de si es el presidente o no, debe estar constantemente en la sala. Es él quien decide las cuestiones organizativas a medida que surgen. Si aún necesita irse, confíe sus responsabilidades a alguien de personas de ideas afines.
Paso 8
La conferencia suele terminar con la adopción de algún tipo de decisión. El presidente lee el texto del borrador, la audiencia hace cambios y adiciones, el comité editorial los presenta, luego de lo cual se aprueba la decisión.
