Una conferencia en cualquier organización es un evento extremadamente importante. Requiere una preparación cuidadosa y una implementación perfecta. Cualquier matiz puede estropear la impresión de su empresa. Hay principios básicos que deben tenerse en cuenta para organizar una conferencia exitosa.
Necesario
Papel, internet, dinero
Instrucciones
Paso 1
Fíjese una meta clara para usted. ¿Por qué necesitas esta conferencia? ¿Qué, en última instancia, quieres conseguir? La conferencia puede tener como objetivo dotar a la empresa de contactos comerciales fiables, mejorar su imagen, encontrar inversores, etc. Dependiendo de esto, se elige una determinada dirección, que se debe seguir durante todo el proceso de preparación y realización del evento. Recuerde que la meta debe ser alcanzable, medible y con características de tiempo real.
Paso 2
Dale un nombre al evento. Si no es la primera vez, no olvide indicar la numeración. El nombre debe ser brillante, pegadizo e intrigante. Su público objetivo debe estar interesado en la conferencia.
Paso 3
Defina un público objetivo claro. Incluso una conferencia perfectamente preparada y organizada puede no tener ningún efecto si invita a las personas equivocadas. Pregúntese quién debe hablar, qué opinión debe escucharse, cómo este evento puede ser de interés para los invitados. Intente determinar dónde y cómo comunicarse mejor con su público objetivo potencial, lo que influye en las personas adecuadas para tomar decisiones sobre la participación en el evento que está organizando.
Paso 4
Decidir el lugar y la hora de la conferencia. La mayoría de las conferencias tienen lugar de lunes a viernes (excepto los viernes) a menos que se planee un evento largo. El lugar determina en gran medida la opinión general sobre el evento en su conjunto. La actitud de los invitados hacia la conferencia se forma incluso cuando solo buscan una sala de conferencias o un hotel. Por lo tanto, describa la ruta con el mayor detalle posible, coloque señales si es posible.
Paso 5
Anuncie una conferencia. Seleccione los medios que su público objetivo habla con más frecuencia. Coloque anuncios o artículos sobre el próximo evento en ellos. Envía invitaciones a todos los invitados que te interesen. Ya sea un boletín informativo o un boletín colorido, depende de usted. En la invitación, indique el lugar, hora, nombre y dirección de la conferencia.
Paso 6
Reúna un comité que considerará todas las respuestas a su propuesta y seleccionará las propuestas más interesantes y relevantes. Después de eso, será posible comenzar a configurar el programa del evento.
Paso 7
Distribuya las responsabilidades dentro del equipo. Alguien es responsable de comunicarse con los invitados, alguien decide todos los problemas con los medios, alguien dirige el evento, etc. Proporcione materiales adicionales para oradores a todos los asistentes a la conferencia. Asegúrese de revisar todo el equipo antes del evento.
Paso 8
Si descubre que se está quedando sin tiempo, establezca un límite de tiempo para cada presentación y para el número de preguntas. Pida a la audiencia que haga a los oradores cualquier pregunta adicional después del evento.
