La secretaria de la oficina también realiza funciones de despacho. Es a través de él que se realizan los contactos primarios y las comunicaciones telefónicas oficiales. La primera impresión de su empresa que recibe la persona que lo contacta depende de la competencia y profesionalidad con que la secretaria se comunique por teléfono. Por lo tanto, para responder a las llamadas, la secretaria debe conocer la etiqueta comercial.
Instrucciones
Paso 1
Controle siempre sus emociones y su estado de ánimo. No importa lo divertido o triste que esté, al levantar el teléfono, debe ser discreto y serio. Tu tono debe ser uniforme, tranquilo y benévolo. Si tiene prisa por acercarse y está sin aliento, respire profundamente un par de veces y exhale antes de decir el saludo para que su respiración se normalice.
Paso 2
Cuando reciba una llamada, siempre inicie la conversación primero, sin esperar lo que le diga el otro extremo del teléfono. Debe ser una introducción y un saludo estándar. Saluda y nombra la empresa a la que llamó tu interlocutor. En el caso de que no se presente, discúlpese y pregunte con quién está hablando.
Paso 3
Conozca las cuestiones y funciones que realizan las divisiones de su empresa y que son resueltas por especialistas específicos con el fin de desviar correctamente las llamadas entrantes de clientes y clientes. Al transferir una llamada, indique el nombre y apellido del especialista con el que está conectando su interlocutor telefónico. Al empleado al que le transfirió la llamada, dígale el nombre de la persona que llama y la pregunta sobre la que solicitó. No debes asumir las funciones de consultor, aunque puedas hacerlo bien, deja que la persona resuelva sus problemas con aquellos especialistas que estén autorizados para ello.
Paso 4
Puede proporcionar información de antecedentes si surgen tales preguntas: nombre completo de su empresa, apellido, nombre y patronímico del director, sus adjuntos y jefes de departamento, dirección de la oficina. Hacer y acordar con el director una lista separada de aquellas personas para las que siempre estará libre.
Paso 5
Asegúrese de llevar un registro de llamadas. Escribe todo lo que te pidan que transmitas, no te fíes de la memoria, para no olvidar nada importante. Toda la información debe comunicarse a aquellos a quienes estaba destinada. Especifique el nombre de la empresa o el apellido y nombre de la persona que está llamando, anote el número de teléfono al que puede devolver la llamada, la fecha y hora de la llamada.
