En las organizaciones grandes, la mayoría de los visitantes suelen obtener la información que necesitan de la secretaría. ¿Qué impresión de comunicación dejará el subdirector? ¿El cliente querrá volver a llamar? ¿Recibirá la persona interesada respuestas completas a sus preguntas? Para tener confianza en las cualidades positivas del secretario, debe prepararse de manera responsable para la primera reunión y organizar y realizar una entrevista de manera competente.
Instrucciones
Paso 1
La secretaria es la cara de la empresa. En primer lugar, evalúe la apariencia del solicitante. Después de todo, no en vano dicen que son recibidos por su ropa, sino que son escoltados por sus mentes. La apariencia ordenada y acogedora de una secretaria puede ser de gran ayuda para obtener el contrato que necesita o negociar las próximas negociaciones. Si tiene su propia "imagen", intente escuchar su intuición. Si aprueba en el puesto de una persona que le causa contradicciones internas, entonces probablemente será difícil trabajar con él, porque la secretaria no solo es la cara de la empresa, sino también la mano derecha del gerente. Sin embargo, no apruebe de inmediato a alguien que lo complacerá con una apariencia brillante y hermosa. Una imagen bonita puede volverse aburrida rápidamente y los papeles permanecerán sin ensamblar.
Paso 2
Durante la conversación, escuche con atención: la secretaria se comunicará con los clientes, realizará conversaciones telefónicas y redactará cartas. Su discurso debe ser competente, los finales consistentes y el tono benévolo. Preste especial atención a la presencia de las llamadas palabras parásitas en el habla. Si el monólogo del solicitante está repleto de innecesarios "eso significa", "por así decirlo", "eh", "bueno", entonces es poco probable que logre la ausencia de estas expresiones en un entorno empresarial. El uso de jerga y jerga se considera inaceptable, a menos que usted mismo permita que la conversación tome un curso informal.
Paso 3
Pídale a la secretaria que escriba el dictado. Por lo tanto, verifica tres cualidades importantes a la vez: velocidad de impresión, alfabetización en escritura y habilidades de computadora personal. Comete errores de estilo deliberadamente y observe la reacción del solicitante. Si le aconseja cortésmente la forma más adecuada de construir una frase, márquelo con un "más".
Paso 4
Estudie cuidadosamente el currículum de la secretaria. Preste atención a trabajos anteriores, pregunte al solicitante sobre las razones para irse. Una persona educada e ingeniosa nunca hablará imparcialmente sobre un ex líder, "arrojará barro" al equipo o hablará de sus propios errores. La respuesta más aceptable que puede escuchar es un desajuste en las expectativas salariales. Resalta las palabras clave en el texto del currículum y en la historia del interlocutor: puntualidad, orden, resistencia al estrés, sociabilidad, cortesía. Recuerde que la secretaria suele ser el nexo entre los distintos departamentos de la organización; tanto el ánimo del gerente como la comodidad, el ambiente agradable y el orden en toda la oficina pueden depender de sus cualidades profesionales y personales.
