Las conversaciones telefónicas han sido durante mucho tiempo parte de la vida empresarial. Con su ayuda, se comunican decisiones, se reciben e informan tareas, se realizan citas y cancelaciones. El desconocimiento de las reglas de etiqueta de las conversaciones telefónicas puede provocar la ruptura de muchos acuerdos y la desconfianza por parte de socios y clientes.
Instrucciones
Paso 1
Trabaja en tu voz. Si es posible, grabe la conversación con uno de los socios comerciales en un dictáfono y escuche. Califica el timbre de tu voz, la velocidad del habla, la entonación y la energía. Para que la voz suene más agradable, la respiración debe ser uniforme, la postura debe ser libre. Sonríe mientras hablas: este truco ayudará a que tu voz sea más cálida y agradable. Intente deshacerse de las palabras parasitarias si las usa.
Paso 2
Prepárese para todas las llamadas salientes. Formule los objetivos de la conversación, las frases clave que utilizará. Tenga un cuaderno y un bolígrafo listos para tomar notas mientras habla. Cuando te respondan, no olvides saludar, preséntate y nombra la empresa a la que representas. Haz breves pausas para que la otra persona pueda responderte y recordar o escribir tu nombre. Pregunte si su suscriptor puede responder a sus preguntas. Si la respuesta es afirmativa, indique el propósito de su llamada.
Paso 3
Al contestar una llamada entrante, no haga que el interlocutor espere más de 3-4 timbres. Asegúrese de saludar y presentarse. Cuando hable por teléfono, deje de pensar en todas las demás actividades y conversaciones. Si necesita tiempo para responder las preguntas de la otra persona, anote los contactos y ofrezca devolverle la llamada cuando esté listo. Si necesita redirigir una llamada, explíquele claramente la esencia de la pregunta a su colega para que la persona que llama no tenga que repetirla. Al final de la conversación, agradezca a la otra persona por comunicarse con usted.
Paso 4
Las reglas de etiqueta telefónica dicen que el suscriptor que llamó es el primero en colgar y comenzar a despedirse. También vuelve a llamar en caso de interrupción de la comunicación. Al planificar una conversación telefónica, tenga en cuenta el tiempo: la hora al comienzo y la hora al final de la jornada laboral, cuando el suscriptor puede tener asuntos urgentes, se consideran infructuosos, así como la pausa para el almuerzo.
