Los planificadores, las reuniones y las reuniones son una parte integral del flujo de trabajo. Su tarea principal es analizar colectivamente cualquier situación de servicio. Los participantes en las reuniones de trabajo pueden y deben hablar activamente, discutir los detalles y proponer soluciones a los problemas. Para que una reunión sea efectiva, el anfitrión debe cumplir con ciertas reglas.
Necesario
- - agenda;
- - las reglas de la reunión;
- - protocolo de la reunión.
Instrucciones
Paso 1
Conozca los signos clave de una reunión eficaz. Hay algunos de ellos: 1. La reunión tiene un propósito específico; 2. El organizador ha realizado todo el trabajo preparatorio necesario; 3. A la reunión solo asisten empleados interesados que estén directamente relacionados con los temas discutidos; 4. La discusión no se desvía del tema principal; 5. Como resultado de la reunión, se determinaron planes inmediatos y se dieron instrucciones específicas a los empleados, todos estos temas deben ser supervisados personalmente por el gerente, especialmente si la organización aún no ha formado un mecanismo para realizar reuniones efectivas.
Paso 2
Formule el tema principal de la reunión. Debe ser relevante y comprensible para los empleados. Es muy importante que la reunión de trabajo tenga un objetivo específico: desarrollar un plan de eventos, aprobar una decisión, plantear una idea, etc. Por ejemplo, no debería hablar sobre la crisis económica mundial si su agencia de publicidad ha tenido menos clientes. En este caso, la reunión debería dedicarse a ampliar la gama de servicios y cambiar el sistema de descuento.
Paso 3
Prepare una agenda detallada de la reunión. En él, indique el tema principal, las cuestiones que se planea discutir, los nombres de los ponentes, la composición de los invitados, la fecha, hora y lugar del evento. Cada ítem de la agenda debe detallar el tema principal de la reunión, reflejar algún aspecto de la misma. Las preguntas pueden agruparse según el principio "de simple a complejo" o en un orden analítico: "la situación actual, sus orígenes, posibles soluciones".
Paso 4
Adjunte el cronograma de la reunión a la agenda. En él, establezca el tiempo para los ponentes principales, para la información de los co-ponentes, para aclarar cuestiones y para la discusión. Elabore horarios incluso para pequeñas reuniones de servicio. Esto le enseñará a usted y a sus empleados a valorar el tiempo de trabajo, cumplir con los plazos y expresar sus pensamientos de manera clara y directa.
Paso 5
Familiarice a los empleados con la agenda de antemano. Envíelo por correo electrónico corporativo o entréguelo a todas las personas que invite a la reunión. Pida a todos que se preparen para la discusión. Enfatice lo que espera de cada participante de la propuesta dentro de su competencia.
Paso 6
Inicie la reunión con su propia breve charla. En un lapso de 3 a 5 minutos, cuéntenos el motivo que lo impulsó a organizar esta reunión y el resultado que desea lograr. Luego familiarice a los participantes con la agenda y el horario de trabajo.
Paso 7
Dirija la discusión. Mantenga una conversación amistosa pero constructiva. Anime a cada participante de la reunión a expresar su opinión, comuníquese con los "silenciosos" con preguntas personales que requieran una respuesta detallada. Corta con tacto pero con firmeza los intentos de desviar la conversación del tema principal. Resuma los subtotales de cada pregunta.
Paso 8
Al final de la reunión, una vez más expresar las decisiones e instrucciones dadas a los empleados. Asegúrese de que todos los participantes comprendan sus tareas y recuerden sus plazos. Registre los puntos importantes en el protocolo. Enviar copia del mismo a los especialistas responsables de la ejecución de órdenes, así como a los empleados involucrados en la implementación de las decisiones tomadas.
