La reunión es un atributo tradicional de cualquier proceso de gestión. La importancia, la naturaleza, el nivel técnico y la duración de esta reunión de negocios pueden variar según los objetivos y condiciones específicos de la reunión. Al mismo tiempo, este evento tiene dos rasgos distintivos principales: en la reunión se discute uno u otro problema o tarea, y el resultado debe ser una determinada decisión. Una reunión exitosa requiere una organización clara.
Instrucciones
Paso 1
Antes de convocar una reunión e invitar a un grupo específico de participantes, formule el propósito de la reunión. Aclare usted mismo: con qué decisión debe terminar. El resultado puede ser la aprobación de un plan de trabajo para un período determinado, el desarrollo de un borrador de un pedido real, la elaboración de un programa de red, etc.
Paso 2
Si un problema se resuelve en una reunión, el propósito de una reunión de negocios requerirá responder las preguntas: por qué, por qué y cómo. Hay una regla inmutable: antes de acordar, debes acordar lo que se discutirá. Puede ser que los participantes autorizados de la reunión se encuentren pensando que el problema declarado no existe. Reuniones especiales: para generar (desarrollar) ideas. Pueden adoptar la forma de la denominada "lluvia de ideas". El escenario para tal procedimiento necesita uno creativo y no estándar.
Paso 3
Una etapa importante en la preparación de la reunión es la formulación de la agenda. Una reunión puede ser inútil e improductiva si sus componentes informativos y problemáticos no funcionan. Por lo tanto, piense claramente en el escenario del tema de conversación. Compare: "La cuestión de aumentar las ventas del producto A en la red minorista" y "Acordar acciones para aumentar las ventas del producto A en la red minorista". En el primer caso, la discusión puede convertirse en informes banales, en el segundo, en la solución de problemas dolorosos.
Paso 4
El lugar de la reunión también es importante. Hay una observación psicológica correcta: si la discusión se lleva a cabo en la oficina de un líder, su visión de la solución de un problema en particular puede obviamente ser dominante y más preferible. Cualquier otra sala (sala de conferencias, sala espaciosa) puede ser la mejor opción. Recuerde: la zona de comunicación cómoda está a un metro de distancia. Siempre que sea posible, tenga esto en cuenta al colocar sus sillas. Las mesas redondas u ovaladas son buenas para reuniones. Un retiro puede ser incluso más apropiado en situaciones específicas, pero es una opción muy costosa.
Paso 5
Planifique el tiempo de su reunión cuidadosamente. Es irracional designarlo antes de la hora del almuerzo o al final de la jornada laboral, es preferible el horario de mañana. Si está planeando una reunión larga, tome descansos o pausas para el café (de 5 a 10 minutos cada hora). Si necesita realizar una reunión informativa, es posible una opción sin una reunión clásica, es decir, sin sillas.
Paso 6
Disciplina a los empleados de la organización y pasa a formar parte de la cultura corporativa un horario claro de reuniones: se recomienda realizarlas en un día regular de la semana y en un horario determinado (por ejemplo, el viernes por la mañana).
Paso 7
Las reuniones serias a menudo requieren claridad: demostración de tablas, diagramas, mostrando materiales de video. Es deseable tener una pizarra, un rotafolio, una pantalla para estas necesidades.
