El arte de ser un líder no se trata de redactar órdenes, sino de motivar hábilmente al personal de la organización, formar un equipo de personas con ideas afines, resolver rápidamente los problemas que enfrenta la empresa y responder a los cambios del mercado. Todas estas tareas se pueden resolver si las reuniones se organizan correctamente.
Instrucciones
Paso 1
Notifique al personal la hora y el lugar de la reunión si no es de forma regular. Envíe su newsletter por correo electrónico con unos días de antelación para que no sorprenda al equipo. En la carta, informe a los empleados sobre el tema para no generar rumores y especulaciones que puedan llegar al absurdo.
Paso 2
Pídale al personal que prepare el material que está a punto de discutir y que requiere decisiones colectivas. De antemano, desarrolle y envíe a sus empleados un formulario de informe estructurado, esto permitirá no expandirse en la discusión, sino pasar a números y cálculos. Además, los informes estándar le permitirán comparar los resultados de diferentes departamentos y serán una fuente adicional de motivación.
Paso 3
Asegúrese de que los invitados estén presentes y resuma el punto. Si alguno de los empleados llega tarde, comience sin él, no haga que los que valoran su tiempo y el suyo esperen a que llegue tarde.
Paso 4
Deje que todos hablen sobre el tema de la reunión. Si la reunión del personal se trata de informes o desempeño, dele la palabra a un representante de cada departamento, pero no permita que la reunión se convierta en una narración aburrida. Interrumpa al orador con cuidado y tacto, y utilice preguntas para guiarlo en la dirección correcta. Además, no permita que surjan conflictos cuando las reuniones se conviertan en una forma de resolver problemas entre diferentes departamentos, por ejemplo, el departamento de contabilidad y el departamento de ventas, resuelva problemas personales con cada empleado por separado. Cuando todos hayan expresado su punto de vista sobre un tema en particular, cierre el tema y pase al siguiente punto de la agenda de la reunión.
Paso 5
Utilice la regla del palo y la zanahoria. Elogie a los representantes del departamento cuyo desempeño excedió sus expectativas, regañe cuidadosamente a aquellos que no cumplan con los objetivos establecidos en el plan. Estas reuniones serán un buen incentivo para trabajar mejor y resolver problemas. Si en el trabajo de un departamento hay una “subestimación” sistemática, invite al equipo a discutir este problema y tomar decisiones conjuntas contra la crisis. No se permita hablar públicamente con dureza contra los empleados individuales, no humille al personal.
Paso 6
Resuma los resultados de la reunión, especifique una vez más qué decisiones se tomaron, qué planes se establecieron. Cada uno de los presentes debe comprender qué acciones y resultados se esperan de él, y en qué plazo debe completarlo. En la próxima reunión, controle el proceso de cumplimiento de pedidos y resolución de las tareas asignadas.
