En el proceso de trabajo, los jefes de las organizaciones deben mantener registros. Esto incluye personal, contabilidad y contabilidad fiscal. Es fácil entender que esto implica un volumen bastante grande de valores y, en consecuencia, de información. Para evitar confusiones en los datos, es necesario planificar correctamente el mantenimiento de la documentación.
Instrucciones
Paso 1
Si la organización es grande, es recomendable contratar a un empleado para cada sitio. Digamos que se necesita un empleado para registrar los documentos del personal, otro o incluso varios se necesitan para la contabilidad. En la descripción del trabajo, indique claramente las responsabilidades de cada persona que trabaja en su estado. En primer lugar, incluya una cláusula sobre cómo llevar registros.
Paso 2
Si desea ahorrar dinero, puede conservar la documentación usted mismo. Para los registros de personal, compre varias carpetas y una libreta. Se necesitarán carpetas para agrupar documentos. Por ejemplo, puede crear una carpeta para los empleados que actualmente trabajan en la organización; se necesita otra carpeta para el archivo. Para facilitar la búsqueda de información, anote los datos en un cuaderno. Digamos que contrataron a un empleado. En el cuaderno, anote información breve sobre él, también indique la carpeta en la que puede encontrar datos más detallados.
Paso 3
Asegúrese de estar atento a los documentos actualizados. Para cada empleado, debe emitir una tarjeta personal, ingrese aquí toda la información sobre el trabajo. Por ejemplo, un empleado se fue de vacaciones, escriba esta información en la tarjeta. También debe completar una hoja de asistencia mensual.
Paso 4
La contabilidad es más compleja y requiere más tiempo. Para llevarlo a cabo, necesita conocimientos especiales. Asegúrese de seguir los cambios en la legislación. Los documentos deben estar en carpetas ("Contratos", "Banco", "Libro de caja", "Facturas emitidas", "Facturas recibidas", "Informes de anticipos", etc.). Todos los documentos deben estar ordenados cronológicamente. Deberás numerar, coser y certificar algunos archivos con sello y firma. Dichos documentos incluyen un libro de caja, un libro de ventas, compras y otros.
