El almacenamiento adecuado de la documentación evitará problemas para encontrar los contratos adecuados. Después de pasar un poco de tiempo archivando valores, estará seguro de que los necesarios estarán siempre a mano sanos y salvos.
Instrucciones
Paso 1
Para encontrar fácilmente el documento que necesita, haga un libro de contabilidad. Dé un número al contrato e introdúzcalo en este cuaderno. Además del número de serie, anote la fecha en la que se celebró el contrato. La línea en el diario debería verse así: 1. Contrato No. 987DL con fecha 23.03.2010. Junto, en las notas, indique la esencia del contrato, si así lo requiere el estilo corporativo de archivo.
Paso 2
Crear para cada persona jurídica, si hay varias en la organización, su propio registro de documentos. Utilice símbolos convencionales para denotarlos. Por ejemplo, ingrese los contratos de LLC "Imágenes divertidas" como 987ВК. Y los contratos de OJSC "Murzilka" marcan 987M. Asigne números estrictamente para evitar confusiones.
Paso 3
Archivar el contrato en una carpeta solo después de que haya pasado por todas las etapas de aprobación, haya sido firmado por los directores generales de ambas partes y se hayan sellado todos los sellos. Elija carpetas de tapa dura para mantener sus documentos seguros. Cree una carpeta separada para cada entidad legal.
Paso 4
Para insertar el contrato en la carpeta, retire con cuidado el clip que conecta las hojas. Haz nuevos agujeros con una perforadora. Inserta el documento en una carpeta y asegúralo con zarcillos de metal. Separe un contrato de otro con una hoja A4 en blanco.
Paso 5
Hay otra forma de archivar documentos. Compra un juego de archivos transparentes. Coloque cada contrato en una cubierta separada y asegúrelo en una carpeta.
Paso 6
No inserte demasiados contratos en una carpeta, las hojas pueden arrugarse. La carpeta debe cerrarse fácilmente para que el papel no se asome.
Paso 7
Aparte un estante separado en el estante para guardar carpetas con documentos. Al final de la carpeta, indique el año y la entidad jurídica para la que se redactan los contratos. De esta manera, puede encontrar rápidamente los contratos que necesita, si es necesario.
Paso 8
No es necesario guardar carpetas con documentos concluidos hace tres o cuatro años. Ponlos en cajas de cartón herméticas, firmando el año y la persona jurídica a la que pertenece el contrato. Envía los paquetes al almacén. Busque un área de almacenamiento seco. La humedad puede matar valores.
