Programar y organizar las horas de trabajo es un componente importante del trabajo eficaz en cualquier puesto. En el caso del puesto directivo, la importancia de la planificación previa aumenta aún más, por lo que es necesario abordar con mucho cuidado este tema.
Instrucciones
Paso 1
El gerente puede planificar su tiempo él mismo o delegar total o parcialmente esta función en la secretaria asistente. En cualquier caso, no se puede prescindir de la interacción con el secretario, ya que es él quien prepara y organiza las reuniones, los materiales para las reuniones y recibe las llamadas entrantes. Además, el secretario suele tener en la cabeza todos los planes del gerente que conoce y trata de distribuirlos según el horario de trabajo, por lo que es muy importante notificar con prontitud al secretario los cambios en sus planes.
Paso 2
Pero no debes depender únicamente de la secretaria, es importante aprender a distribuir tu tiempo de tal manera que tengas tiempo para hacer todo lo planeado. Una buena forma de hacerlo es analizar cada hora que ha pasado y averiguar exactamente qué se hizo y cuánto tiempo tomó. También es necesario destacar por ti mismo las principales tareas globales como líder, y dedicar la mayor parte de tu tiempo de trabajo a su solución. En cualquier caso, las tareas más importantes deben resolverse en primer lugar, ya que se sabe que el 80% de las tareas actuales se resuelven en el primer 20% de la jornada laboral, y el resto del tiempo se dedica solo al 20%. del trabajo.
Paso 3
No dejes que eventos aleatorios se crucen en tu agenda. Es mejor dedicarles algo de tiempo por adelantado en los planes, esto le permitirá tener más tiempo para completar las tareas principales. A la hora de planificar reuniones, eventos, reuniones, conferencias, proceda desde el tiempo real que requerirán, teniendo en cuenta la preparación, el conocimiento preliminar de los materiales, las discusiones y preguntas espontáneas. Trate de distribuir tales eventos en el tiempo para que el comienzo de la próxima reunión no descanse contra el final de la anterior, ya que en este caso a menudo se verá obligado a llegar tarde o arruinar la final.
Paso 4
Los deberes del secretario a menudo incluyen la planificación preliminar para el día y la semana, teniendo en cuenta las llamadas, ofertas e invitaciones recibidas. Es recomendable al final de la jornada laboral discutir con la secretaria su idea de tu horario, haciéndole ajustes. Es incluso mejor hacerlo por la tarde, para que la secretaria tenga la oportunidad de hacer cambios, hacer llamadas con una propuesta para posponer tal o cual evento. El contacto constante con el secretario debería convertirse en un hábito, porque su horario depende directamente del tuyo, y muchos eventos requieren una preparación previa de su parte.
Paso 5
Analice los últimos días hábiles en términos de asignación eficiente de su tiempo. Quizás veas soluciones que te permitan hacer más, por ejemplo, realizar varias reuniones en la misma zona o combinar algunos eventos. Tome notas de eventos pasados y planeados en su diario.
