Los resultados de las reuniones requieren un registro documental en forma de acta. Al redactar este documento, es importante reflejar el punto principal de la discusión, presentando toda la discusión de la manera más sucinta posible.
El acta es levantada después de la reunión por el secretario de la reunión, quien debe tomar notas durante la discusión o llevar un registro de dictáfono. La segunda opción es la más óptima para resolver posibles disputas.
Visualmente, el documento consta de las siguientes partes:
- información general;
- la agenda de la reunión;
- discusión y decisiones tomadas.
Información general
Este bloque de información incluye el título, la ubicación (ciudad, fecha, hora de la reunión), una lista de personas presentes. El título de la reunión es el título. Por ejemplo, una reunión del grupo de trabajo sobre cuestiones de personal. El bloque de fecha y hora indica información sobre la reunión que se celebró directamente, y no sobre la fecha de firma del protocolo.
Si la reunión es realizada por una estructura permanente (comisión, grupo de trabajo, etc.), entonces la información general indica el nombre completo del presidente permanente y el secretario de la reunión.
Al confeccionar la lista de los presentes, se deben indicar los nombres de los cargos y lugares de trabajo de los invitados. Este bloque de información comienza con la palabra "Presente". En el caso de que la reunión prevea una votación, los presentes en el acta se dividen en dos grupos: con derecho a voto y sin derecho a participar en la votación.
Agenda de la reunión
La agenda de la reunión se forma antes de la reunión. Sin embargo, hay excepciones, por ejemplo, para reuniones urgentes. Este bloque enumera los temas de la reunión sin especificar los oradores y el límite de tiempo para los informes. Incluso si la reunión se convoca para discutir un tema, no se incluye en el título del documento, sino que se redacta en forma de agenda.
Dependiendo del tiempo límite para el discurso, el orden del día presentado puede ser aprobado automáticamente o sometido a votación por el presidente. En este caso, la discusión comienza con la cuestión de aprobar el orden del día de la reunión. Si no hay objeciones, entonces en el acta dicha decisión se formaliza de la siguiente manera: "Se ha sometido a votación la cuestión de acordar el orden del día". Los siguientes son los resultados de la votación en la forma: "Votado: a favor - (número de votos), en contra - no, abstenciones - no".
Discusión y toma de decisiones
El bloque más grande de preguntas está reservado para reflejar el curso de la discusión. Cada tema de la agenda se coloca en un bloque separado, comenzando con la redacción de la agenda. A esto le sigue el curso del informe, que se redacta en la siguiente forma: “Escuchado: (nombre completo del ponente)”. Los transcriptores experimentados recomiendan no transcribir los discursos, sino dejar el significado general, que puede expresarse en varias oraciones. Si es importante preservar el significado de la mayor parte del informe, puede citar las tesis del discurso o extractos de la presentación en el anexo del protocolo, haciendo referencia a ello en el texto del documento.
Lo mismo se aplica al reflejo del curso de la discusión. Si varios oradores se adhieren al mismo punto de vista, entonces sus discursos se pueden formalizar de la siguiente forma: “Oradores (nombre completo de los oradores) que apoyaron la opinión del orador”.
Como resultado de cada pregunta, se debe formular una solución. Debería prepararse con antelación en los proyectos de decisión o formularse por los propios participantes de la reunión durante el debate. Las decisiones se toman en forma de formulaciones específicas, que deben presentarse de manera precisa y sin ambigüedades. Los participantes en la reunión pueden tomar en cuenta decisiones sobre discursos puramente informativos.
Si la reunión prevé una votación, el acta después de cada tema debe contener sus resultados: "La decisión se tomó por unanimidad", "La decisión se tomó por mayoría de votos", "La decisión no se tomó". Se deben tomar notas similares en los casos en que los temas se eliminen de la discusión, se pospongan para otra reunión o no se consideren debido a la ausencia de un orador.
Al final, el acta es firmada por el presidente y el secretario y, en su caso, certificada con el sello de la organización que convocó la reunión.
