Los documentos que ingresan a la organización están sujetos a contabilidad. Por lo general, el registro de las cartas entrantes es tarea de la oficina, pero en equipos pequeños esta responsabilidad a menudo se asigna a la secretaria. El método de procesamiento de la correspondencia, por regla general, se describe en detalle en las instrucciones internas para el trabajo de oficina. Si está ausente, al procesar nuevos documentos, debe cumplir con un cierto orden de acciones.
Necesario
- - diario de registro de la correspondencia entrante;
- - sello "Carta entrante".
Instrucciones
Paso 1
Acepte y clasifique la correspondencia entrante. Todas las cartas deben abrirse, excepto aquellas con una marca especial, por ejemplo, "Personalmente al gerente" o "Confidencial", etc. No se apresure a tirar el sobre, primero verifique si la dirección del remitente está indicada en el texto. El registro no requiere documentos contables (facturas, facturas), felicitaciones, materiales publicitarios.
Paso 2
Ingrese información sobre las cartas recibidas en el registro de correspondencia entrante. Puede ser electrónico o tradicional (papel). Al completar formularios electrónicos, siga las recomendaciones de los desarrolladores del programa. Los sistemas informáticos facilitan el trabajo administrativo y ayudan a encontrar rápidamente la información que necesita. Sin embargo, la unificación es importante en ellos, el estricto cumplimiento de las reglas para ingresar información, de lo contrario, el documento puede perderse en la base de datos.
Paso 3
Compre un cuaderno de bitácora tradicional en una imprenta o colóquelo usted mismo en un cuaderno A4. El principal requisito para ello es la facilidad de búsqueda, la claridad y la precisión del llenado. Es conveniente llevar un diario en forma de tabla con las siguientes columnas: 1. Fecha de Registro. Considere las cartas recibidas el día de la recepción y por la noche envíelo al gerente para su consideración, a menos que la organización haya adoptado un procedimiento diferente; Número de registro. Este atributo de documento consta del número del expediente "Documentos entrantes" (de acuerdo con la nomenclatura aprobada de los asuntos de la organización) y el número de serie (desde el comienzo del año calendario) de la carta recibida. Por ejemplo, "No. 01-12-273", donde 01-12 es el número de nomenclatura del caso, 273 es el número único de la letra. Toda la correspondencia recibida se registra una vez, independientemente del número de copias recibidas posteriormente, incluidas las electrónicas; 3. El autor de la carta (organización, individuo), por ejemplo, "Vstrecha LLC" o "Administración regional, subdirector V. S. Sidorov", etc. 4. El tema del documento. Puede completar esta columna con información del encabezado de la carta o formular brevemente la idea principal después de leerla. Escriba de tal manera que luego pueda recordar fácilmente qué documento está en cuestión y explicarlo a sus colegas. Por ejemplo, "Sobre la celebración de un contrato de servicios de transporte" o "Sobre el suministro de información sobre el impuesto sobre la renta antes del 12.12.2011", etc.; 5. Ejecutor. Complete la casilla después de recibir la visa de gerente. Ingrese el nombre de la persona que preparará la respuesta. Anote aquí la fecha de vencimiento. Resalte o subraye la fecha de respuesta a la carta urgente. Notas. Aquí puede tomar notas sobre el cumplimiento del pedido del gerente, o indicar la presencia de archivos adjuntos importantes en la carta, o marcar la cantidad de copias que los empleados tienen en el trabajo.
Paso 4
Complete la tabla como mejor le parezca. Por ejemplo, temiendo por la seguridad de los documentos, seleccione la casilla de la firma del contratista al recibir la carta. Sin embargo, no sobrecargue el diario ni a usted mismo con entradas demasiado detalladas. El documento contiene toda la información necesaria, los formularios de registro solo ayudan a rastrear la etapa de trabajo en él.
Paso 5
Ponga un sello especial en todas las letras, que indique el tipo de correspondencia: "Entrante". La impresión debe estar en la esquina inferior derecha de la primera página del documento. Asegúrese de que la impresión no se superponga al texto. Introduzca manualmente el número de serie y la fecha de recepción en la línea de impresión.
