Las características de la construcción de un diálogo comercial constructivo dependen de la situación en la que se desarrolle y de los objetivos que se establezcan para usted. En cualquier caso, debe pensar en las preguntas y respuestas al interlocutor, y más aún al auditor, con anticipación.
Instrucciones
Paso 1
Hoy en día, los auditores son extremadamente raros para ser inesperados. La mayoría de las veces, avisan con anticipación de su visita o incluso tienen un horario de llegadas, semanal o mensual. Sabiendo el día en que llegará el cheque, prepare todos los papeles necesarios con anticipación y guárdelos en un archivo aparte.
Paso 2
Hojee los documentos preparados. Preste atención a los lugares cuestionables en ellos. También pueden plantear preguntas a los auditores. Rehaga los documentos con anticipación o piense qué responderá exactamente. Escriba todos los argumentos en una hoja de papel, bríndeles información adicional.
Paso 3
Cuando llegue el auditor, pregúntele qué tipo de ayuda necesita. Es posible que necesite material de oficina: papel, bolígrafo. O una computadora con acceso a Internet. Habla cortés y amablemente. Tanto usted como él desempeñan sus funciones oficiales, donde no hay lugar para las emociones.
Paso 4
Pregúntele al auditor si se necesita su presencia. Quizás pueda hacerlo solo. Al salir, asegúrese de dejar su número de teléfono de contacto, móvil y del trabajo, para que el auditor siempre pueda ponerse en contacto con usted.
Paso 5
Si el auditor tiene preguntas, respóndalas claramente, sin desviarse del tema. Nadie necesita detalles superfluos. Además, la información adicional puede desencadenar una nueva verificación, que se prolongará durante mucho tiempo.
Paso 6
Cuando hable con el auditor, preste atención a las preguntas que le haga. Lo que más le interesa y lo que le plantea dudas. Prepare documentos para su próxima visita en base a la información recibida.
Paso 7
Si no puede responder la pregunta del auditor, comuníquese con su supervisor. O solicite tiempo para preparar la información. En ningún caso debe decirle "No sé" al auditor. Esto puede crear incertidumbre sobre su competencia.
Paso 8
En una conversación, trate de no utilizar términos específicos relacionados, por ejemplo, con la producción, que pueden no ser familiares para el auditor. O decodificarlos inmediatamente.
Paso 9
Mantenga la calma y ayude, y responda las preguntas con claridad. Luego, entablará un diálogo constructivo y creará una base de relaciones benevolentes y mutuamente beneficiosas para el futuro.
