Al final de la reunión se debe redactar un protocolo con el fin de fijar el orden del día de la reunión, las decisiones tomadas, las condiciones en las que se implementarán, etc. Es importante levantar el acta inmediatamente después de la reunión., y no posponer "para más tarde". Es bueno que una secretaria profesional pueda llevar las actas. Sin embargo, si este no es el caso, otras personas que conocen ciertas reglas para llevar actas de reuniones también pueden hacerlo.
Instrucciones
Paso 1
La persona que lleva el acta de la reunión debe estar al tanto de todas las decisiones de reuniones pasadas para comprender la lógica de las decisiones tomadas. Si está tomando actas de una reunión, tome copias de las actas de varias reuniones anteriores. En la reunión, documente inmediatamente los puntos de la agenda.
Paso 2
Junto a cada tema de la agenda, escriba las ideas que se expresaron durante la reunión. Esto se puede hacer brevemente, porque el acta se finalizará no durante la reunión, sino después de ella. El punto de estas notas es que con ellas no se perderá ni un solo pensamiento importante expresado. También escriba los nombres de los que hablan para recordar quién dijo qué y sobre qué tema. Escriba únicamente hechos a partir de declaraciones, no opiniones o suposiciones personales.
Paso 3
La propia ejecución del protocolo debe tener lugar inmediatamente después de la reunión, para que no se olviden puntos importantes o no se pierdan los registros. El acta debe contener una breve descripción de la reunión en un estilo empresarial. Para hacer esto, use el habla indirecta, escriba todo en tiempo pasado: "II Ivanov notó que …".
Paso 4
El contenido del protocolo debe consistir en:
1. "mayúsculas" indicando el propósito y la fecha de la reunión, a veces también indicando la hora de inicio de la reunión;
2. listas de los presentes y no presentes;
3. un resumen de las decisiones tomadas, indicando los iniciadores de estas decisiones.
