Las reuniones son un elemento esencial de la vida empresarial. Es una herramienta para monitorear, establecer objetivos de gestión e implementar la retroalimentación. En la reunión se elaboran informes y se informa sobre la situación actual. Sus participantes tienen la oportunidad de dialogar entre ellos y, en última instancia, tomar las decisiones necesarias para completar con éxito las tareas asignadas.
Instrucciones
Paso 1
Defina el propósito de la reunión. Sus participantes pueden reunirse, por ejemplo, para realizar un intercambio preliminar de puntos de vista, escuchar un informe sobre la situación, preparar recomendaciones para resolver cualquier problema o aceptar estos problemas. El tema de la reunión debe ser de interés para todos los participantes en la reunión.
Paso 2
Haz una agenda de reuniones. En él, indique una lista de preguntas que deben ser escuchadas y discutidas durante el mismo. Solo se deben discutir aquellos asuntos que no se pueden resolver en un orden de trabajo. Envíe la agenda preliminar de la reunión a todos los participantes y escuche sus deseos y comentarios sobre el tema y la agenda de la reunión. Ajuste la agenda teniendo en cuenta los deseos expresados.
Paso 3
Decide el lugar, la hora y el modo de la reunión. Designar oradores y puntos focales para cada tema de la agenda. Pida a los presentadores que envíen sus resúmenes con anticipación. Determine el horario de la reunión, indique el tiempo asignado para la discusión de cada tema. Envíe la agenda final de la reunión y la agenda a cada participante.
Paso 4
De ser necesario, enviar a los participantes los resúmenes de los informes que serán presentados en la reunión, los borradores de decisiones a tomar, notas informativas y materiales analíticos.
Paso 5
Considere la cuestión de cuál es la mejor manera de sentar a los participantes en la reunión para reducir al mínimo la posibilidad de situaciones de conflicto. Los psicólogos han notado que más a menudo las personas que se sientan frente a frente entran en conflictos y disputas, menos a menudo las que se sientan juntas. Considere este factor.
Paso 6
Identifique un presidente que podrá dirigir la reunión para que todos los problemas se resuelvan de manera óptima y en el menor tiempo posible. Para hacer esto, debe proporcionar decisiones constructivas de cada participante en la reunión y hacer que la discusión sea formal.
Paso 7
Asegurar el estricto orden de ejecución del programa de la reunión y será bastante exitoso y las decisiones que se tomen en ella serán efectivas.
