Cualquiera que sea el tipo de actividad que realice la organización, a lo largo de su vida, crea volúmenes importantes de documentación que deben conservarse. Cuanto mayor sea la empresa y más amplio el alcance de sus actividades, mayor será el volumen de documentos acumulados. Naturalmente, tarde o temprano surge la cuestión de la clasificación y destrucción de documentación irrelevante. Queda por determinar qué se puede destruir y qué aún se debe preservar.
Instrucciones
Paso 1
Para sistematizar la documentación, para cada documento recibido para almacenamiento, es necesario determinar el período de almacenamiento, después del cual el documento puede ser destruido sin riesgo para la organización.
Utilice la lista aprobada de documentos para los que Rosarchiv establece el período de almacenamiento. El documento principal que debe guiarse a la hora de sistematizar este tipo de documentación es el "Relación de documentos de gestión típicos generados en las actividades de las organizaciones, indicando el tiempo de almacenamiento" (aprobado por Rosarchiv el 2000-06-10)
Paso 2
También estudie las listas de verificación departamentales a las que deberá recurrir si su organización se encuentra dentro de las calificaciones departamentales (por ejemplo, hay listas de verificación para departamentos militares, departamentos bancarios, etc.). Para los tipos más comunes de organizaciones, también se han elaborado listas de documentación (por ejemplo, para sociedades anónimas).
Paso 3
Varios documentos están sujetos a almacenamiento de acuerdo con sus características específicas, por ejemplo, se requiere que la documentación fiscal se conserve durante un período de al menos 4 años y los estados financieros, al menos 5 años.
Paso 4
El uso de listas es la forma más conveniente de organizar documentos, ya que existe un período de retención claro para cada tipo de documentación. Sin embargo, no todos los documentos se pueden clasificar en listas. Para algunos documentos, el período de almacenamiento debe ser establecido por la propia organización.
Con este fin, la organización, mediante una orden apropiada, crea una comisión de expertos, que examina periódicamente el valor de los documentos, determina los períodos de almacenamiento y destruye los documentos para los que el período de almacenamiento ha expirado o no es necesario. Es importante que la comisión incluya personas que puedan calcular la relevancia del documento y los posibles riesgos de su pérdida.
