En un horario de trabajo ajetreado, puede ser difícil reservar tiempo no solo para el almuerzo, sino también para un respiro de cinco minutos. Trabajar en modo de emergencia no solo provoca fatiga física. Se acumula el malestar psicológico, que puede causar depresión. Por eso es necesario organizar de forma competente la jornada laboral para poder realizar las tareas sin grandes esfuerzos.
Matriz de gestión del tiempo: cómo crearla
El medio más popular para optimizar el tiempo de trabajo es la matriz de Eisenhower. Esto es lo primero que se enseña a compensar en los entrenamientos de gestión del tiempo. En una tabla simple de cuatro celdas, las tareas se escriben divididas por prioridad. En el cuadrado superior izquierdo: urgente e importante. Esto incluye la resolución de momentos laborales de crisis aguda, tareas urgentes, proyectos cuyos plazos se acercan. En la parte superior derecha: asuntos importantes, pero no tan urgentes. Se trata de planificar nuevos proyectos, evaluar la efectividad de los completados, tareas cotidianas actuales, identificar nuevas áreas de actividad. La celda inferior izquierda: tareas que son menos importantes, pero urgentes. Esto incluye conversaciones telefónicas, algunas reuniones, consideración de materiales urgentes, actividades sociales. Y la última celda, en la parte inferior derecha, no es importante ni urgente. Este es un trabajo de rutina, algunas llamadas, entretenimiento.
Se considera que el día laboral más efectivo es aquel en el que el cuadrado superior derecho se llena al máximo, con asuntos que son importantes, pero no urgentes. Esto significa que hay tiempo para completar todas las tareas asignadas, todo va según el plan, no se prevé ninguna emergencia. Si el cuadrado superior izquierdo está lleno, significa que muchas tareas se han pospuesto "para más tarde", y ahora tienes que limpiar el montón acumulado de asuntos urgentes y muy importantes. Al mismo tiempo, se acumulan cosas que son importantes, pero no urgentes, que también hay que hacer, pero no hay tiempo para eso. Y luego de la culminación de la emergencia, se forma la siguiente debido a que los primeros casos no urgentes hace tiempo que se acercaron a los plazos para su implementación.
Para evitar tal desarrollo de eventos, es necesario compilar la matriz de Eisenhower de manera regular, y no solo en un día hábil. Los gerentes más efectivos hacen esto varias veces. Al final del mes, el siguiente, distribuyendo las tareas principales a las células. Al final de la semana, la siguiente, dispersando el trabajo actual en los cuadrados y haciendo ajustes. Y antes del final de la jornada laboral, el siguiente, la elaboración de un plan de asuntos primarios. Tal distribución de responsabilidades tomará de cinco a diez minutos y le permitirá no torcerse los sesos sobre qué cosas hacer primero y cuáles, después.
Crujido constante: ¿qué hacer?
Si las cosas se amontonan y acumulan, y ocho horas del trabajador no son suficientes para realizar todas las tareas, vale la pena considerar la delegación de autoridad. Quizás se han establecido demasiadas tareas que no pueden ser realizadas por un solo empleado. Vale la pena aclarar esta situación a la dirección. Para hacer esto, necesita hacer una lista de tareas pendientes con subelementos: lo que tiene que hacer para completar la tarea. Mejor aún, programe el tiempo dedicado. Esto le mostrará claramente al jefe que no es realista hacer frente a todo el volumen de trabajo de una persona. En este caso, parte de las tareas se pueden quitar del gerente y transferir a otro empleado.
