Los documentos son una parte integral de cualquier papeleo en una empresa u organización, independientemente de si es público o privado. Los documentos se completan, clasifican, envían, aceptan, etc. Si hay varios documentos, simplemente es necesario elaborar un registro; esto no solo simplificará el trabajo de los empleados y otras categorías de trabajadores (economistas, contables, etc.), sino también de los empleados de otras organizaciones, si aceptan el documentos que envíe.
Instrucciones
Paso 1
Recopile los documentos necesarios de una categoría, es decir, documentos relacionados con un tipo (confirmación de costos de producción, documentos de aceptación / ventas, etc.). Recolectar la documentación administrativa por separado: órdenes, decretos, órdenes. Ordénelos por autoría (órdenes del responsable de la organización, órdenes de los jefes de departamento, etc.)
Paso 2
Cree carpetas para almacenar documentos que ya se hayan ordenado y archive todo en orden cronológico. Haz un inventario de cada carpeta. Dales un número de inventario.
Paso 3
Cree una tabla basada en los documentos con los campos apropiados, dividiendo la hoja en columnas y filas. Firmar las columnas de acuerdo con el propósito del documento y su funcionalidad. Al mismo tiempo, recuerda que el registro debe contener información completa sobre los documentos, para que por una razón u otra no tengas que abrir el documento en sí una y otra vez y estudiarlo por una razón u otra. Así, por ejemplo, el registro de documentos que confirmen los gastos incurridos debe contener las siguientes columnas: número de documento, nombre, contenido del documento, monto y marca en la devolución del documento.
Paso 4
A su vez, el registro de documentos de accionistas de JSC, JSC, etc. debe incluir los datos necesarios para la identificación de todas las personas inscritas en el registro, la fijación de sus derechos sobre las acciones, la recepción de ingresos de las acciones de las personas inscritas en el registro, la recopilación de datos sobre todos los propietarios de las acciones, así como la recepción por parte de ellos de todo tipo de notificaciones sobre reuniones y otros eventos.
Paso 5
Debe tener en cuenta que al compilar un registro de documentos para su conveniencia y rapidez de búsqueda en el futuro, es necesario mantener todos los registros en orden cronológico.
Paso 6
Solo si el registro de documentos se compila correctamente, no necesitará perder más tiempo buscando, puede encontrar rápida y fácilmente el papel que necesita, enviar la solicitud o notificación requerida y simplemente hacer su trabajo con alta calidad.
