Existe un concepto de "costumbres comerciales". Bajo esta amplia definición, todas las tradiciones adoptadas en el entorno de las relaciones comerciales oficiales. La correspondencia oficial sigue siendo uno de los principales mecanismos de interacción empresarial. Funcionarios, empresarios y organismos públicos se comunican a través de mensajes elaborados de acuerdo con reglas generales.
Razón para escribir
No importa cuán aburrida e insignificante pueda parecer la etapa preparatoria de la redacción de un llamamiento oficial, no se puede descuidar. La razón para preparar el documento debe estar claramente formulada.
Antes de redactar una carta oficial, es importante determinar con precisión el destinatario. Una vez determinado el objeto del mensaje, es necesario comprobar si este problema entra dentro del ámbito de competencia del destinatario. En caso de duda, es mejor examinar el tema de la competencia en los reglamentos y otros documentos normativos de la organización.
Tipo de solicitud
Una vez determinados el tema y el destinatario, debe pensar en el tipo de apelación.
Se debe escribir una carta oficial si es necesario:
- Informar al destinatario. La mayoría de las veces, los boletines se envían desde destinatarios de nivel inferior a destinatarios de nivel superior;
- Póngase en contacto con el destinatario con una prueba, lo que implica nuevas acciones por su parte. De modo que se vuelven hacia una persona superior o hacia un igual en posición;
- Dar una tarea. Este tipo de dirección solo es adecuado para dirigirse a un subordinado.
Las personas que se ponen en contacto con autoridades, empresas u otras estructuras suelen utilizar el formulario de solicitud-solicitud.
Forma de apelación oficial
Las duras condiciones de la interacción entre funcionarios y empresas hacen que la forma de las apelaciones no sea menor que el contenido. Para que la carta llegue al destinatario y no se pierda en los laberintos de la oficina, debe redactarse de acuerdo con todas las reglas.
Las organizaciones redactan cartas con membrete oficial, asignan un número de salida e indican la fecha. Para aclarar rápidamente las cuestiones de la apelación, es importante indicar el nombre completo y la información de contacto del contratista. Aparecen en la última hoja de la carta en el pie de página.
Las personas redactan solicitudes en hojas A4 en blanco en forma mecanografiada y, en casos excepcionales, en forma manuscrita.
En el caso de las organizaciones, solo se indica el cargo y el nombre del destinatario en el encabezado del recurso, es decir, La información sobre el autor de la apelación y los datos de contacto se proporcionan en el formulario oficial. Las personas deberán complementar el encabezado con sus propios datos, incluido un número de teléfono de contacto y una dirección a la que se debe enviar una respuesta.
A la izquierda se indican los detalles de la carta, y debajo la redacción del tema del llamamiento: "Sobre recompensar", "Sobre dar información", "Sobre una reunión personal", etc.
El estilo del llamamiento oficial
El estilo oficial de negocios se utiliza para redactar cartas oficiales. Los principios fundamentales de este estilo son la coherencia, la falta de ambigüedad y la claridad de presentación. En la correspondencia comercial, las formulaciones coloquiales, el uso de lenguas vernáculas, sin mencionar las malas palabras y las malas palabras, son inaceptables. Incluso los eventos más perturbadores de la correspondencia oficial deben presentarse en un tono neutro sin ningún color emocional.
Es una buena práctica seguir una estructura clara y lógica de oraciones y párrafos. Esto simplifica enormemente la percepción de la información por parte del lector.
La estructura del llamamiento oficial
Una carta oficial comienza con una apelación: ". A esto le sigue un preámbulo, en el que se debe responder a la pregunta: "¿Por qué se escribe la apelación, en nombre de quién y por qué motivo?". Podría verse así:
«».
«».
Siguiendo de lo general a lo particular, se introduce una parte explicativa, que refleja lo específico. Si se escribe una queja - la esencia cronológica del conflicto. En las cartas de invitación, la parte explicativa contiene información sobre el lugar, fecha y hora del evento, sus organizadores y la forma de participación del destinatario.
Cualquier apelación oficial termina con una lista directa de la solicitud. Por ejemplo: ", ", ", etc.
