En la era de la tecnología informática, los socios se comunican cada vez más de forma remota y prefieren no perder el tiempo en reuniones y negociaciones personales. Por lo tanto, no es sorprendente que la correspondencia laboral sea de no poca importancia en la vida de un gerente moderno. Mantenerlo bien es tarea de todo empleado de oficina.
Instrucciones
Paso 1
Si en el trabajo tiene que comunicarse con clientes o proveedores, entonces, por supuesto, a menudo tiene que escribir cartas formales. Esto no es tan fácil como parece a primera vista: la correspondencia comercial está plagada de muchos escollos, que deben evitarse para mantener su reputación como socio competente. Si no es posible tomar un curso en el arte de la correspondencia comercial, siga las reglas a continuación.
Paso 2
La carta oficial debe estar registrada. Haga esto antes de comenzar a compilarlo y coloque el número en el espacio provisto para él (generalmente en la esquina superior izquierda, debajo del logotipo de la empresa, si lo hay). Especifique el destinatario en la esquina superior derecha. Comience con el título, luego ingrese el apellido (o los apellidos si la letra está destinada a más de una persona). Las posiciones deben enumerarse en un orden jerárquico, es decir, Primero viene, por ejemplo, el director, luego su adjunto, luego los jefes de servicios y departamentos.
Debajo de los nombres de los destinatarios, indique el título y el nombre del remitente. No olvide: la preposición "de" no se utiliza en este caso; ¡Este es uno de los errores más comunes! A continuación, indique el tema de la carta y la fecha en que se compiló. El tema de la carta debe dejar en claro de qué se hablará este documento; dígalo clara y claramente.
Paso 3
El texto de la carta comienza con una apelación. Si está dirigido a una persona, solicítelo por nombre y patronímico o, alternativamente, por apellido: "Estimado Sr. Ivanov". En ningún caso no permita la familiaridad en la carta, incluso si está familiarizado personalmente con el destinatario y está en una relación "en un tramo corto" con él. Recuerde que este es un documento oficial, debe ser archivado y puede usarse en el trabajo incluso varios años después.
El texto de la carta en sí debe ser claro y comprensible. No difunda "pensamientos a lo largo del árbol", no llene la carta con detalles innecesarios, no cite hechos conocidos. Nada es más molesto que una pérdida de tiempo leyendo un documento, cuyo significado completo se podría poner en 4 frases, pero hay que leer 4 hojas. Formule sus propuestas de manera breve y comprensible, si necesita explicaciones, colóquelas en forma de anexo y adjúntelas a la carta.
