En el curso de la actividad económica, los líderes de la empresa celebran muchos contratos diferentes con proveedores y compradores. Para poder rastrear la duración de estas regulaciones, algunas organizaciones utilizan los llamados registros de contratos. En general, el concepto de "registro" significa un cierto registro de registro de documentos entrantes y salientes. ¿Cómo crear una base de datos de este tipo?
Instrucciones
Paso 1
Primero, debe decidir qué información desea ver en el registro, es decir, resaltar los criterios más importantes para usted. Después de eso, en un diario que se pueda hacer tanto en Excel como en un cuaderno normal (preferiblemente en formato A4), haz una tabla.
Paso 2
Si se detuvo en el segundo método, primero elabore la página del título. Escriba en él los detalles de la organización, es decir, INN, KPP, OKATO, domicilio legal y el jefe de la organización. En el medio, escriba "Registro de contratos para (especificar el período)".
Paso 3
A continuación, en la siguiente hoja, haga una tabla que consta de seis columnas. En la primera columna, indique el número del contrato celebrado con la contraparte, en la segunda, la fecha del documento legal regulatorio, y en la tercera, la fecha de su vencimiento.
Paso 4
A continuación, indique el nombre de la contraparte, el contratista y el objeto del contrato, por ejemplo, el desarrollo de programas contables. Opcionalmente, puede indicar el monto del contrato, si existe un acuerdo adicional y otras condiciones. Como regla general, los contratos se ingresan en orden cronológico. Una vez finalizado el plazo, es recomendable flashear, numerar y firmar el documento con el responsable de la organización. Después de eso, entregue el registro al archivo.
Paso 5
Además, para compilar registros, puede utilizar un programa especialmente desarrollado, que se llama "Registro de contratos". Le permite rastrear los pagos bajo contratos, la fecha de vencimiento de estos documentos, así como mantener registros de los montos pagados. El programa genera automáticamente listas, que después de la expiración del período se pueden imprimir en papel.
Paso 6
Puede detenerse en el tercer método, es decir, usar el programa Excel. Las columnas de la tabla pueden tener un contenido aproximado, como cuando se usa el primer método. Al final del período, imprima el registro y entréguelo al jefe de contabilidad para que lo firme.
