Algunas empresas tienen documentación desde hace décadas. Para evitar que los papeles importantes se arruguen o se pierdan, deben archivarse en carpetas de cartón duro o plástico. Dé a cada contrato un número de identificación por separado.
Instrucciones
Paso 1
Para facilitar la búsqueda del contrato deseado, lleve un libro de registros. Asigne un número al documento e introdúzcalo en este diario. Además del número, ingrese la fecha del contrato. La entrada en el diario debería verse así: 1. Contrato No. 123TP con fecha 22.02.2011. En las notas, puede indicar la esencia del contrato, cuando así lo requiera el estilo corporativo de documentación.
Paso 2
Si hay varias entidades legales en la empresa, cree un libro de contratos separado para cada una. Utilice símbolos convencionales en su notación. Por ejemplo, anote los contratos de Masha y Bears OJSC como 123MM. Y marque los valores de ZAO "Tres cerditos" con 123TP. Asigne los números para evitar confusiones.
Paso 3
Cuando el acuerdo ha pasado todas las aprobaciones, firmado por los directores generales de ambas partes, se han sellado los sellos, se puede archivar en una carpeta. Elija carpetas con tapa dura: garantizarán la seguridad de los documentos. Cada entidad jurídica necesita su propia carpeta.
Paso 4
Antes de las sábanas. Tome una perforadora y haga nuevos agujeros. Coloque el documento en una carpeta y asegúrelo con antenas especiales. Separe un contrato de otro con una hoja A4 en blanco.
Paso 5
También puede presentar contratos de otra manera. Esto requerirá archivos transparentes. Coloque cada documento en un archivo separado y fíjelo en una carpeta.
Paso 6
No guarde demasiados contratos en una carpeta, pueden arrugarse. La carpeta debe ser fácil de cerrar, las hojas individuales no deben sobresalir.
Paso 7
Para el almacenamiento de carpetas con contratos, tenga un estante separado en el armario. En la carpeta, escriba el año y la entidad legal a la que pertenecen los documentos. Esto le permitirá encontrar rápidamente los documentos correctos si es necesario.
Paso 8
No es necesario guardar carpetas con contratos de hace tres años en todo momento. Acomódelos en cajas de cartón, firmando el año y la persona jurídica para la que se emiten los documentos. Envía las cajas al almacén. Elija un lugar seco para el almacenamiento. La humedad es dañina para el papel.
