Todos los documentos de la organización deben conservarse en el archivo. Por ejemplo, el Código Tributario establece que los documentos primarios, los documentos que confirman el pago de impuestos y otros deben estar protegidos durante cuatro años. Pero también existen documentos que pueden destruirse después de un año, por ejemplo, los horarios de vacaciones. La eliminación debe llevarse a cabo después de que se haya emitido la ley.
Instrucciones
Paso 1
Primero, debe tenerse en cuenta que los documentos que "han cumplido su propósito" pueden ingresarse en el acto solo si el período venció antes del 1 de enero del año en que se redactó dicho documento, es decir, los documentos de 2010 deben incluirse en el acto solo en 2016.
Paso 2
Antes de redactar un acta y destruir la documentación, realizar inventarios que deben ser aprobados por el responsable de la organización y redactar un protocolo.
Paso 3
Es aconsejable redactar un acto en forma de tabla. En la esquina superior derecha, especifique los detalles de la organización. Luego escriba abajo “apruebo” en letras mayúsculas, en una línea regular, indique el puesto a continuación (gerente, director general, etc.), luego el apellido y las iniciales. Especifique la fecha de redacción del acta incluso más abajo.
Paso 4
Después de eso, indique el propósito, por ejemplo, para resaltar los documentos caducados para su destrucción. A continuación, enumere las razones, por ejemplo, "según la lista de documentos organizativos típicos …"
Paso 5
A continuación se muestra la sección tabular, que consta de ocho columnas. El primero es el número de serie. El segundo es el nombre del documento, por ejemplo, horarios de vacaciones o correspondencia sobre el trabajo con el personal. La tercera son las fechas de finalización, es decir, aquellas fechas que se indican en el documento en último lugar, por ejemplo, el calendario de vacaciones finaliza en 2010, por lo que es necesario escribir "2010". No es necesario que especifique el mes aquí.
Paso 6
Luego viene la columna con los números de inventario, si no están allí, puede poner guiones. Luego anote el índice del caso de acuerdo con la nomenclatura, por ejemplo, el gráfico 05-20, donde 05 es el índice del departamento y los dos segundos dígitos son el número ordinal del caso.
Paso 7
Después de eso, indique el número de unidades de almacenamiento, por ejemplo, el gráfico puede estar en una sola copia, pero la correspondencia con los marcos está en plural. Luego complete la casilla con los períodos de almacenamiento de acuerdo con el libro de referencia. Al final, si es necesario, complete la columna "nota".
Paso 8
Después de la parte tabular, escriba que los inventarios están disponibles y aprobados por el protocolo del jefe indicando el número y la fecha de su recopilación.
Paso 9
A continuación, resuma el total, que se expresa en el número de elementos de documentos listos para su destrucción, por ejemplo, durante el período 2006-2010, se destruyeron 234 elementos.
Paso 10
Luego, el gerente vuelve a verificar todos los datos y firma el documento.
