Cuando hay demasiados documentos acumulados y están en una pila, puede ser difícil determinar cuál se refiere a qué. Encontrar el documento adecuado es aún más difícil. Para resolver este problema, debe organizar sus documentos. El método descrito es adecuado no solo para organizar documentos en papel, es bastante aplicable a documentos en formato electrónico, por supuesto, con suposiciones menores.
Instrucciones
Paso 1
Organizar sus documentos es fácil, incluso si hay demasiados. Revise todos los documentos disponibles y haga una lista de las categorías por las que los clasificará. Determina si habrá subcategorías en esta lista. Por ejemplo, en la categoría general de contratos, se pueden distinguir contratos para el suministro, para la prestación de servicios. Entre los pedidos, destacan los pedidos generales relacionados con las actividades de la empresa y los pedidos de personal.
Paso 2
Una vez que la lista de categorías esté completa, determine cómo y dónde colocará los documentos. Acuerde con la dirección los costes de compra de material de oficina (carpetas, archivos, pegatinas de colores), porque clasificar y distribuir documentos es más agradable si no tiene que jugar con carpetas viejas y desmoronadas.
Paso 3
Ordene los documentos disponibles de acuerdo con la lista que ha compilado. Colóquelos en pilas separadas. Si es necesario, escríbalos con un lápiz o pegue una pegatina (para no confundirse durante el proceso de clasificación).
Paso 4
Evalúe si los documentos de una categoría (subcategoría) caben en la carpeta y archívelos. Es mejor organizar los documentos de acuerdo con la fecha de su preparación. Como regla general, en el trabajo diario, los documentos se archivan a medida que se crean, con los documentos más recientes en la parte superior. Al transferir casos al archivo, el orden cambia (en la parte superior está el documento más antiguo, en la parte inferior, el último por la fecha de creación).
Paso 5
Si archiva documentos de diferentes años en la misma carpeta, separe visualmente un año del otro con una etiqueta de color o una hoja más grande. Estos marcadores hacen que sea mucho más fácil encontrar el documento deseado en el futuro.
Paso 6
Haga un archivo adjunto para el siguiente documento.
Paso 7
Si es necesario, realice un registro de todas las carpetas con documentos, indicando el contenido de cada carpeta, la fecha de su creación y finalización del mantenimiento, la ubicación de almacenamiento, etc. Organice las carpetas de modo que sea conveniente utilizarlas y no tenga que "abrirse paso" a través de una tonelada de papel de desecho.
