Dwight David Eisenhower fue el trigésimo cuarto presidente de los Estados Unidos. Tenía muchas cosas que hacer, así que decidió crear su propio sistema de planificación para poder estar siempre al día con todo.
Eisenhower sugirió usar una matriz de prioridades para planificar casos. Se basa en la priorización según los criterios de importancia y urgencia de las tareas. Los casos se dividen en cuatro categorías:
… Son cosas que mañana serán demasiado tarde. Estos asuntos deben tratarse sin falta y en primer lugar. Eisenhower dio a entender que esta columna debería estar siempre vacía porque si tienes una tarea urgente, evalúas inmediatamente su importancia y urgencia y comienzas a llevarla a cabo. En esta columna se pueden ingresar diversas circunstancias imprevistas, fuerza mayor, visitas al médico, llamadas urgentes. Debe intentar hacer esas cosas de inmediato, llevarlas a esta categoría mentalmente.
… Por regla general, son estas actividades las que más afectan a la productividad de la actividad. Son ellos los que a menudo se posponen para más adelante, por lo que se derraman en colas y trabajos urgentes y pueden transferirse de manera segura a la categoría A. Estos son casos que deben completarse de inmediato en ausencia de casos en la columna 1.
Son cosas que parecen imposibles de rechazar, pero que pasan la mayor parte de nuestro tiempo, sin movernos hacia la meta y sin traernos ningún beneficio. Los casos de esta columna deben revisarse cuidadosamente. ¿Merecen tu tiempo? ¿Necesitas cumplirlos? Eisenhower le aconsejó que busque personas que puedan realizar estas tareas por usted con el mismo éxito o mejor.
… Estas son las cosas más improductivas que se pueden hacer. Sentarse en las redes sociales, hojear revistas, mirar televisión: lleva mucho tiempo y aporta un beneficio mínimo. Si tales cosas se han convertido en un hábito, debe deshacerse gradualmente de ellas, reduciendo el tiempo que se les asigna.
Podrá distribuir adecuadamente sus asuntos haciendo las preguntas: ¿Es esta tarea importante? ¿Qué pasa si lo haces mañana? ¿Qué pasa si no lo haces en absoluto? De esta manera, puede priorizar hacer las cosas que realmente necesita primero y no perder el tiempo.
