¿Necesita un documento con urgencia, pero no recuerda dónde lo puso? Ponga orden en la vida de su oficina, organice todo en carpetas numeradas, esto facilitará su trabajo.
Ponemos las cosas en orden en los periódicos
Si hay pocos documentos y se relacionan con un área de aplicación, deben colocarse todos en un solo lugar, preferiblemente en una carpeta. Pero, como regla, una carpeta no es suficiente, debería haber varias. Por ejemplo, una carpeta con los documentos constitutivos de una empresa, para cartas, para contratos con proveedores, etc.
Con la expansión de la empresa, aumenta el número de carpetas. Es posible que no necesite uno, sino varios estantes para ellos. Y luego aparecen los empleados que tendrán su propio flujo de documentos y sus carpetas. Es decir, la primera regla de orden es la distribución de documentos en carpetas temáticas, que deben estar en un estante.
Ahora la industria produce bandejas horizontales y verticales. Son muy prácticos, ocupan poco espacio, se adaptan bien a la mesa y permiten tener a mano todos los documentos básicos y de uso frecuente, sin necesidad de adquirir muebles nuevos.
Registro
Si hay muchos documentos, puede hacer un registro especial (diario de registro) para ellos o para varios. Por ejemplo, registros de documentación entrante y saliente. Contienen la fecha de registro y el número del documento entrante (saliente), su breve contenido y / o nombre y dónde se envía el documento (a qué departamento, a qué funcionario se le entregó, en qué carpeta se coloca, etc.).
Para parte o todas las carpetas, si hay muchos documentos y muchas carpetas similares (dentro del significado), es posible que necesite un registro de documentos en cada carpeta, es decir, una lista de ellos, que está anidada o adjunta de alguna manera en el medio de la carpeta. A cada documento se le puede asignar un número (si no estaba antes) o dar el suyo. Entonces no necesitará hojear todos los documentos, solo mire su lista y luego tome el número necesario.
Coloque los documentos en las carpetas, bandejas y estantes adecuados, inícielos a tiempo y encontrará todo de forma rápida y sencilla.
Mantener el lugar de trabajo ordenado
El lugar de trabajo debe mantenerse en orden. Intente limpiar su mesa diariamente o al menos una vez cada pocos días. Puede dejar los documentos necesarios en la mesa, poner el resto en carpetas, bandejas y estantes, y si se los quitó a alguien, devolverlos. Solo si lo das, es mejor recordar bien quién o incluso anotarlo.
Y finalmente. Una persona cuyos documentos están siempre en su lugar, se encuentran fácilmente y se traen a tiempo, siempre en regla con las autoridades. Te lo deseamos de todo corazón.
