La forma en que se organiza el trabajo en la oficina depende de la productividad de sus empleados, que pasan al menos 8 horas en ella todos los días. La organización de una oficina es un conjunto de cuestiones que van desde la elección del mobiliario necesario hasta la seguridad de la información, que deben resolverse para garantizar el normal trabajo de todos sus empleados y de la empresa propietaria.
Instrucciones
Paso 1
Las oficinas modernas están organizadas de acuerdo con el principio de "espacio abierto", cuando todos los empleados están ubicados en un espacio de trabajo amplio y luminoso, dividido en áreas funcionales. Le recomendamos que invite a un especialista que lo ayudará a organizar el espacio de la oficina, determinar dónde y cómo se ubicarán las zonas funcionales, sus tipos. También podrá organizar y ubicar mejor los lugares de trabajo del gerente y los empleados de oficina de acuerdo con las normas sanitarias e higiénicas. Junto con él, puede elegir el mobiliario necesario y amueblarlo no solo para lugares de trabajo, sino también para un área de recreación, un lugar para reuniones con clientes y socios.
Paso 2
Piense en los problemas de realizar trabajos de reparación y mantenimiento en la oficina. Serán necesarios para computadoras y equipo de oficina. Elija las organizaciones de servicios con las que cooperará en este tema u organice su propia división de su empresa, cuya tarea será resolver este problema por su cuenta. Si necesita comprar consumibles y material de oficina en grandes cantidades, elija los proveedores y los descuentos que le ofrecerán.
Paso 3
Considere formas de proporcionar vehículos a los gerentes y empleados, un sistema de planificación de viajes y la posibilidad de optimizar el uso de la flota de vehículos de la empresa. Hable con la gerencia sobre el mantenimiento y el seguro de los vehículos propios o alquilados por la empresa.
Paso 4
Resuelva el problema con la protección de la oficina y la organización del sistema de seguridad. La cuestión de las medidas de seguridad también es importante, incluida la seguridad contra incendios y los métodos para evacuar a las personas en caso de emergencia.
Paso 5
Con especialistas responsables y la gerencia de la empresa, resolver los temas de seguridad de la información, manejo de flujos de información interna, control de acceso y velando por la preservación de secretos oficiales y comerciales.
Paso 6
Piense en los problemas del trabajo de oficina: ¿se ocuparán de ellos una persona o departamento por separado, o estas responsabilidades se asignarán adicionalmente a los empleados de otros departamentos? Si es necesario, cree un sistema de comunicación de mensajería interna y externa y organice el trabajo de los mensajeros.
Paso 7
Organice comidas corporativas: su propio comedor o cafetería, el uso de puntos de catering de terceros, catering.
