En el curso de sus actividades, un empleado de contabilidad o un empresario tiene que procesar muchos documentos. El flujo de documentos aumenta en proporción directa al éxito del desarrollo empresarial. Muchos métodos de trabajo son ampliamente conocidos, sin embargo, es poco probable que alguien le cuente toda la tecnología a los empresarios novatos. Esta guía le mostrará cómo archivar sus documentos para que no se confundan ni se pierdan.
Instrucciones
Paso 1
Usar archivos transparentes es un poco complicado. Es mejor archivar documentos con una perforadora. Por supuesto, los archivos transparentes serán útiles para almacenar documentos que no se pueden perforar: documentos que están hechos con el membrete del State Sign, documentos con hologramas y otros papeles que están protegidos contra falsificaciones. Para el resto de los documentos, no es práctico utilizar archivos.
Paso 2
Puede utilizar una carpeta para hacer un agujero con precisión, alineando cada documento posterior con el anterior. Los documentos se alinearán en una carpeta, pero si necesita mover un documento a otra carpeta, es probable que sobresalga de la pila.
Paso 3
La mejor forma de encuadernar documentos es utilizar un punzón. Luego, para cada documento, los agujeros se ubicarán en el mismo lugar. Los documentos cosidos de esta manera tendrán el aspecto más preciso y no tendrá que hacer agujeros adicionales en ellos.
Paso 4
Al archivar, además de la ubicación de los agujeros, también debe orientar el documento correctamente. Los documentos colocados a lo largo de la hoja se pueden girar 90o en sentido antihorario.
Paso 5
Para conectar documentos, a menudo se utilizan soportes de grapas o clips. Es cierto que tienen un inconveniente: un paquete de documentos sujetos con grapas o clips tiene un abultamiento en los puntos de sujeción, lo que dificulta el trabajo con papeles. Es mejor conectar hojas de un documento de varias páginas con una gota de pegamento PVA. En la mayoría de los casos, lleva menos tiempo y la pila de documentos no tiene protuberancias.
Paso 6
Si el documento es más pequeño que una hoja estándar, primero se debe pegar en una hoja estándar, después de lo cual se puede archivar con el resto de los documentos.
