La contabilidad de las liquidaciones con acreedores y deudores es una de las áreas clave en el trabajo del servicio contable de cualquier organización. El acto de conciliación de liquidaciones mutuas es un documento contable primario utilizado por las contrapartes para controlar el cumplimiento de las obligaciones mutuas. Se compila en forma de registro que contiene todas las operaciones para el envío de mercancías, la prestación de trabajos y servicios y su pago por un período de tiempo determinado.
La forma del acto no está fijada a nivel legislativo, por lo tanto, cada empresa, sujeta a todos los requisitos para la preparación de documentos primarios, tiene derecho a desarrollar su propia versión del acto. Un documento redactado por una de las partes del acuerdo en duplicado y firmado por una persona autorizada se envía a la contraparte, quien, en caso de acuerdo con la corrección de las liquidaciones mutuas, lo confirma con una firma y devuelve una copia.
Si existen discrepancias, la contraparte tiene derecho a firmar un acta, indicando inexactitudes en la contabilidad, o adjuntar su propio registro de liquidaciones al documento. La negativa a firmar el acto significa que el deudor no reconoce la existencia de obligaciones con la contraparte.
Se recomienda encarecidamente dejar el informe de conciliación en los casos en que las partes cooperen de forma continua y planeen renovar los acuerdos existentes en el futuro y concluir acuerdos adicionales. Este documento también se requiere en situaciones en las que el costo de un producto, trabajo o servicio es alto y el vendedor proporciona un pago diferido.
Si las partes del acuerdo tienen obligaciones mutuas entre sí, entonces, habiendo elaborado un acto de reconciliación para confirmarlas, pueden compensarlas. Además, la presencia de un registro de obligaciones mutuas a la mano ahorrará tiempo en la búsqueda de documentos primarios si es necesario aclarar los acuerdos entre las contrapartes. Los estados de conciliación firmados por las partes también son una confirmación de los saldos de las cuentas por cobrar y por pagar al final del período sobre el que se informa y al comienzo del período siguiente al preparar los estados financieros.
A pesar de que el informe de conciliación no se puede utilizar en el tribunal como prueba de una transacción y la existencia de una deuda en virtud del mismo, se puede utilizar para ampliar el plazo de prescripción y aumentar las posibilidades de cobrar cuentas por cobrar. Teniendo en mano un acta de conciliación firmada, lo que en realidad significa que la contraparte reconoce su deuda, el acreedor aumenta el plazo durante el cual puede demandar al deudor por el pago de fondos. En este caso, es muy importante verificar si la autoridad de la persona cuya firma está en el documento es válida.
