Las actividades de muchas empresas están asociadas con la celebración de contratos para el suministro de bienes, la compra de materias primas y componentes. Cada empresa concluye contratos con los empleados. Para facilitar el uso de la documentación, está muy extendida la práctica de mantener una amplia variedad de diarios contables. En tal diario, es conveniente registrar, por ejemplo, la cronología del movimiento de documentos individuales y los detalles de los contratos.
Necesario
- - un diario de contabilidad de contratos;
- - contratos.
Instrucciones
Paso 1
Desarrolle un formulario para llevar un registro de contratos. Debe reflejar las características específicas de la empresa y ser fácil de usar. En una gran empresa, puede aprobar dicho formulario del diario mediante un pedido especial, completándolo con recomendaciones para completar la documentación.
Paso 2
Diseña la portada de la revista. Ingrese el nombre del documento aquí. Refleje el nombre de la empresa y todos los detalles requeridos. Ingrese la fecha de inicio para el registro. En una empresa grande, es aconsejable mantener un registro de contratos separado para cada unidad estructural. Numere las páginas de la revista, engrápela si es necesario y coloque el sello de la organización.
Paso 3
Divida las páginas de trabajo de la revista en varias columnas, cuyo número estará determinado por sus necesidades y los detalles de los contratos. Proporcione columnas para el número de serie del documento, la fecha del contrato y su vencimiento. Una columna separada contendrá una breve indicación del tema del contrato. Incluir en la revista también a los responsables del cumplimiento de las obligaciones contractuales.
Paso 4
Si cree que la forma electrónica de la revista será más conveniente, desarrolle su propio producto de software para registrar contratos o solicite este trabajo a una organización especializada. En algunos casos, puede utilizar el programa de hoja de cálculo de Microsoft Excel para este propósito.
Paso 5
Designe un funcionario que se encargará de llevar el diario. Por lo general, esta persona es un empleado del departamento de personal de la empresa o un empleado del departamento legal.
Paso 6
Establezca como regla llevar un registro de los contratos de manera sistemática, reflejando la documentación en él de manera continua, y no de un caso a otro. Esto permitirá que la administración de la empresa tenga una imagen completa de los procesos que tienen lugar en la empresa y brindará la oportunidad de navegar rápidamente en el denso flujo de documentación.
