Si tiene que organizar y realizar una reunión de negocios, recuerde: el éxito del evento depende en gran medida de la calidad de la preparación. No pase por alto ningún detalle y su reunión será de primera categoría.
Instrucciones
Paso 1
Programe una fecha para su reunión de negocios. Notifique a todos los participantes con anticipación. Dependiendo del formato del evento y con quién tenga una reunión de negocios, puede ser una invitación oral, teléfono, correo electrónico o carta comercial. Es recomendable enviar una agenda a todos, con temas designados para discusión, oradores principales, estatutos y materiales de referencia. Si los participantes están más preparados, la discusión de temas comerciales será más efectiva.
Paso 2
Piense en el lugar más conveniente para su reunión de negocios. Un espacio adecuado puede ser la propia sala de conferencias de una empresa o una sala de reuniones. Vale la pena asegurarse de que ninguno de sus colegas solicite otra reunión al mismo tiempo. Una sala de conferencias alquilada también es una opción asequible y bastante conveniente. Este servicio es ofrecido por hoteles y hoteles, centros de negocios, instituciones educativas.
Paso 3
A veces, las reuniones de negocios se llevan a cabo en cafés o restaurantes. Esta opción es apropiada cuando el número de participantes es pequeño. Si desea combinar las negociaciones con el almuerzo o el desayuno o tener una cena de negocios, debe reservar mesa con anticipación. El lugar no debe ser ruidoso, de lo contrario será difícil discutir temas comerciales. Tampoco es deseable elegir opciones extravagantes y exóticas, sus gustos pueden no coincidir con las preferencias de otros participantes. Por eso, es mejor optar por un establecimiento clásico o asegurarse de que sus socios compartan plenamente sus pasiones.
Paso 4
Prepare y pruebe el hardware. Proyector, micrófono, teléfono y equipo de video: ajuste y configure todo con anticipación. Las técnicas tienden a fallar y apagarse en el momento más inoportuno.
Paso 5
Calcule si hay suficientes sillas para todos los participantes. Asegúrese de que la habitación no esté demasiado cargada o demasiado fría. No se olvide de los materiales de escritura: debe proporcionar a todos un lápiz y papel. Distribuya el folleto. Haga y coloque placas con los nombres de los participantes, si es necesario.
Paso 6
Si la reunión es larga, es posible que necesite una pausa para el café o el almuerzo. En cualquier caso, cuida el agua, una botella de agua y un vaso al lado de cada participante es una buena opción.
