Se considera que un área enorme y separada del trabajo de archivo son aquellas cuestiones que se relacionan con la preparación de documentos para su entrega al archivo de la organización. Por eso merecen una atención seria, ya que durante esta etapa de trabajo con documentos, a menudo se cometen diversos errores metodológicos y prácticos, que en el futuro pueden tener consecuencias negativas en el trabajo del archivo.
Instrucciones
Paso 1
Todo el trabajo relacionado con la transferencia de documentos al archivo, incluidos los documentos del personal, generalmente se divide en las siguientes etapas: - en primer lugar, es necesario llevar a cabo la formación de documentos en la producción actual y después de su finalización;
- después de la formación de los casos, deben redactarse de acuerdo con todas las reglas establecidas;
- luego realice un examen de valor y prepárese para el almacenamiento de archivos;
- realizar un inventario de todos los documentos transferidos al archivo de la organización;
- en la última etapa, transferir los documentos oficiales al archivo de la organización.
Paso 2
Primero, debe realizar la correcta formación de documentos relacionados con el personal en ciertos complejos, es decir, en los casos. En carpetas especiales, dichos documentos oficiales deben formarse como pedidos para varios aspectos de las actividades de los empleados de la empresa, para el personal, que tienen diferentes plazos asignados para su almacenamiento. Esta etapa debe realizarse, porque una parte de los encargos que se refieren al personal se dedican exclusivamente a cuestiones válidas que afecten al lugar de trabajo, así como a las bonificaciones a los empleados y al traslado a un puesto de trabajo. Este tipo de papel debe almacenarse en el archivo de la empresa durante al menos setenta y cinco años. Al mismo tiempo, la mayoría de los pedidos que se relacionan con la composición del personal, reflejan las cuestiones operativas de los empleados de la empresa: pedidos para viajes de negocios, de servicio, vacaciones, etc. Dichos documentos deben conservarse durante cinco años. Para la conveniencia de utilizar la búsqueda y facilitar el trabajo en varios casos, se deben formar trabajos de un período de cinco años y un período de setenta y cinco años.
Paso 3
Es necesario formar correctamente las cuentas personales de los empleados de la empresa y todos los empleados, que se relacionan con los datos sobre salarios estrictamente en orden alfabético. Todos los documentos en carpetas personales deben organizarse solo en orden cronológico de acuerdo con la fecha de su recepción. También es necesario que todos los documentos ubicados en la carpeta elaboren un inventario de archivo, que contenga detalles tales como: - el nombre del documento;
- número de serie del papel incluido en el inventario;
- el número de hojas del documento;
- fecha y número del documento (si es necesario);
- un resumen del número de hojas de papel incluidas en el archivo personal;
- Nota.
