La transferencia de cualquier documento al archivo está regulada por la Ley federal No. 125-F3 "Sobre asuntos de archivo en la Federación de Rusia". Los documentos deben estar preparados, descritos, archivados y numerados. Esto debe hacerse dentro de los 12 meses posteriores a la fecha en que se cerró el caso.
Necesario
- - carpeta;
- - aglutinante;
- - un simple lápiz;
- - inventario documental;
- - transferir inventario.
Instrucciones
Paso 1
Para transferir documentos al archivo, organícelos en orden. El orden de anidación debe estar en orden cronológico. Por ejemplo, si está remitiendo un caso penal, entonces la primera página será una copia de la orden judicial, la segunda será la decisión preliminar y la siguiente será la investigación del caso, a partir de su finalización. Si transfiere documentos del departamento de personal al archivo, entonces la primera hoja es una solicitud de despido, la segunda es una orden de despido, la tercera es todos los documentos en orden por fecha desde el final.
Paso 2
Numere todas las hojas comenzando con el número uno en el orden del diseño. Haz la numeración con un simple lápiz, pero de forma clara. Haz un inventario de los documentos, al final escribe cuántos números y páginas tienes, pon tu firma, la fecha en que se compiló el inventario, el sello de la organización, la firma del titular.
Paso 3
Sujete todas las hojas con una carpeta, adjunte un inventario en la parte superior. En la carpeta, coloque el código de la letra junto al apellido del ciudadano por el que transfiere el caso y el año de la transferencia de documentos al archivo. El año debe ser el mismo en el que terminó el caso.
Paso 4
Haga una carpeta separada para cada caso, o coloque todos los casos en un año en una carpeta grande y haga una inscripción general en el código y el código de la letra, es decir, solo los casos de aquellos ciudadanos cuyo apellido comience con la misma letra pueden ser puesto en una carpeta. Pero si está completando una cantidad de documentos en una carpeta grande, la cantidad de hojas comunes no debe ser superior a 250.
Paso 5
Antes de transferir los casos al archivo, elabore un inventario de transferencias. La primera columna del inventario está destinada a ingresar los números de serie de todos los casos, la segunda para los índices de la nomenclatura. En la tercera columna, ingrese el nombre de todos los encabezados, en el cuarto - la fecha de transferencia, en el quinto - el número de hojas, en el sexto - los períodos de almacenamiento establecidos para el caso en el archivo, en la séptima columna, ingrese todas las adiciones y notas. La mayoría de las veces, la séptima columna se completa si, por alguna razón, faltan hojas en los documentos o si las ingresó incorrectamente en el inventario documental e hizo cambios de inmediato.
