La documentación importante (contratos, facturas, actos) debe conservarse en la empresa durante mucho tiempo. Para algunos valores, este período es de cinco o incluso diez años. Para evitar que los documentos se arruguen o se pierdan, deben archivarse y archivarse correctamente.
Necesario
- - carpetas - carpeta;
- - archivos transparentes - bolsillos.
Instrucciones
Paso 1
Para presentar un contrato, espere hasta que sea firmado por todas las partes interesadas. Obtenga las firmas de los directores ejecutivos de ambas partes y coloque sus sellos. Luego haga copias del documento y entréguelas a todos los involucrados.
Paso 2
Dale un número al contrato. Debe contener números y letras. Por ejemplo, 123-AB. Ingrese el número de firma del documento.
Paso 3
Cree un registro de contrato. Ingrese allí el número de documento, la fecha de firma y la entidad jurídica a la que pertenece. Los números deben ir en orden, uno tras otro, dependiendo de cuándo se firmó el contrato.
Paso 4
Si hay varias entidades legales en la empresa, cada diario de contratos debe tener el suyo. Esto evitará confusiones.
Paso 5
Ponga el contrato en un archivo separado. Si hay varios contratos, ponga todo en un bolsillo. Esto hará que sea más fácil comparar documentos y encontrarlos si es necesario.
Paso 6
Inserte la lima en la carpeta y asegúrela con los soportes especiales. No lo llene con fuerza, los documentos se arrugarán. Escriba en el lomo de la carpeta la entidad legal, los documentos para los cuales están almacenados, así como el año en que fueron firmados.
Paso 7
Transcurridos los tres años, las carpetas con los contratos se pueden enviar al almacén. Dóblelos en cajas de cartón y colóquelos en un lugar no accesible a la humedad. En el embalaje, indique también la entidad jurídica a la que se refieren los documentos y el año en que se firmaron los contratos.
Paso 8
Las facturas y los actos se archivan de la misma forma que los contratos. Pero, en lugar de un registro de documentos en papel, es mejor tener uno electrónico. Por ejemplo, en el programa "1C: Contabilidad". Puede descargarlo gratis aquí: https://mihsoft.narod.ru/soft_p/1c8.html. Esto le permitirá no solo mantener registros de todos los valores, sino también realizar diversas operaciones con ellos: imprimir copias adicionales, corregir errores, etc.
