El registro de documentos para su envío al archivo se realiza después del final del año. Por lo tanto, los documentos se preparan para su almacenamiento en relación con las reglas establecidas. Dependiendo del tiempo de almacenamiento, así como del valor de los documentos, los casos se completan en su totalidad o de acuerdo con un sistema simplificado.
Instrucciones
Paso 1
Haga una lista de casos para documentos de almacenamiento temporal (hasta 10 años inclusive). Verifique la corrección de la formación del caso (si hay documentos con un período de almacenamiento permanente). Deje los casos en las carpetas, deben sistematizarse según la nomenclatura de los casos y no es necesario numerarlos. Los casos se entregan al archivo de acuerdo con la nomenclatura de los casos.
Paso 2
Para los casos de almacenamiento a largo plazo (más de 10 años), se realiza lo siguiente:
1. Encuadernación del estuche (dobladillo en una carpeta dura o tapa con hilo fuerte en cuatro orificios o se puede encuadernar).
2. Numeración de hojas (realizada con lápiz de grafito negro en la esquina superior derecha, sin tocar el texto del documento).
3. Redacción de una inscripción de certificación (indicar cuántas hojas están dobladas, si presenta algún desperfecto, firma y fecha).
4. Elaboración de un inventario interno de documentos (para casos con documentos especialmente valiosos, casos personales, judiciales, investigativos, etc.). Al final del inventario, indique el número de documentos en el estuche y el número de hojas del inventario.
5. Registro de todos los detalles de la portada del caso (nombre de la institución, unidad estructural, índice administrativo del caso, título del caso, vida útil del caso.
Paso 3
Haga un inventario de documentos de almacenamiento permanente o de largo plazo. Debe incluir el número de caso individual, así como revelar su contenido y composición en el encabezado del caso. El inventario también debe indicar el período de almacenamiento de la caja. Indique el número de casos y el número del primer y último caso, firma y fecha. Se elabora un inventario separado para casos de personal.
Paso 4
Envíe los archivos preparados al archivo. El encargado del archivo en su presencia verificará el número de casos según la nomenclatura o inventario, realizará una inscripción de confirmación, marcará el número de casos faltantes, establecerá la fecha de aceptación y transferencia de casos. El inventario está confirmado por las firmas de las personas que realizaron el traslado y aceptación de casos.
